Ready – narzędzie do cyfryzacji firmy i pracy zdalnej

Narzędzie do zarządzania dokumentami i przepływem informacji w firmie? System, który uporządkuje procesy, a także usprawni komunikację pomiędzy zespołami lub działami? Sposób na szybką i sprawną cyfryzację firmy?

Takie narzędzie łączące różne obszary działań jest w wielu firmach niezbędne, aby przyspieszyć jej rozwój i zwiększyć zadowolenie pracowników.

Zwłaszcza w czasach, gdy praca zdalna stała się czymś całkowicie zwyczajnym, a pracownicy przebywają w różnych miejscach.

Niczym nowym nie są systemy do zarządzania projektami, komunikatory internetowe czy systemy księgowe. Jednak jak we wszystkim tak i tu sprawdza się zasada “co za dużo to niezdrowo”.

Nie raz spotkałam się z sytuacją, że część pracowników wolała jeden komunikator, część drugi, a jeszcze inni siedzieli na Facebooku i tam do siebie pisali.

Albo gdy ważne sprawy czy dokumenty gromadziły się w skrzynce mailowej, pomieszane z mniej istotnymi wiadomościami lub newsletterami promocyjnymi.

Wiele narzędzi to też wiele interfejsów, konieczność przełączania się między nimi i bałagan w zadaniach rozrzuconych po wielu miejscach. Ponadto to także wydłużony czas onboardingu i wdrażania nowych pracowników.

Trochę tak tu narzekam. Ale już się poprawiam 🙂

Chciałam tylko Ci pokazać narzędzie, które miałam przyjemność poznać i które mnie pozytywnie zaskoczyło.

Jakie to narzędzie do cyfryzacji firmy i pracy zdalnej, usprawnienia komunikacji i zarządzania projektami czy dokumentami w firmie?

To Ready_™, znane Ci może pod nazwą: eDokumenty

A czym mnie Ready_™ zaskoczyło?

– łączy chyba wszystkie obszary obecne w firmach (komunikacja, obieg dokumentów, HR, zarządzanie procesami… i więcej dalej będzie wymienione),
– jest Polskie i jest po polsku!
– jest customizowane, co oznacza, że sami określamy jakie obszary firmy chcemy do niego włączyć i jakie funkcjonalności są nam niezbędne,
– jest intuicyjne jak nie wiem co :-).

Co zrobi dla Ciebie i dla Twojej firmy Ready_™?

Nie jestem w stanie opisać tutaj wszystkich funkcjonalności, znajdziesz je tutaj. Ja przedstawię Ci te, które moim zdaniem są bardzo przydatne, a czasem wręcz niezbędne.

Każda z tych funkcjonalności ma swoje ustawienia, gdzie można skonfigurować co potrzebujemy.

 

Zdj. Dashboard systemu – to co widzimy zależy od aplikacji z jakich korzystamy. Poszczególne bloki możemy układać dowolnie

 

1. Obieg dokumentów w firmie

Czyli zarządzanie tzw. papierologią. W tym fakturami i umowami.
Faktury:

– Szybko wprowadzisz faktury do systemu dzięki tzw. OCR – funkcja ta odczytuje treść z pdf-ów lub skanów.
– Możesz rejestrować faktury prosto ze skrzynki email bez pobierania załącznika, zapisywania go na komputerze i importowania do systemu.
– Jeśli faktura wymaga akceptacji możesz podłączyć pod nią osobę odpowiedzialną za akceptacje, a ona otrzyma o tym powiadomienie.
– Faktury można komentować, eksportować do systemów magazynowo-księgowych, a koszty są łatwe do analizy (np. wg projektu czy rodzaju).

Zdj. Akceptacja faktur w systemie

 

Umowy:

– Masz porządek w umowach, które są intuicyjnym archiwum, pokategoryzowane i uzupełnione o informacje dodatkowe.
– Szybko tworzysz umowy z gotowych szablonów wraz z ich edycją w systemie oraz dostępem do wszystkich wersji danego dokumentu.|
– Możesz do nich przypisywać koszty z faktur.
– Określasz kto ma dostęp do danej umowy, kto ją może edytować, a kto jedynie przeczytać.
– Umowy możesz przypisywać do projektów dzięki czemu łatwo możesz sprawdzić jej zapisy i uzgodnienia.
– W umowach możesz zaznaczyć, które informacje mogą być widoczne, a które nie.
– Wysyłanie umów do klientów odbywa się z Ready_™, nie musisz przechodzić do Outlooka!

Zdj. Dostęp do poczty w systemie

 

2. Zarządzanie projektami i zadaniami

– Możesz w prosty sposób ustalać zależności dzięki diagramowi Gantta.
– Ustawisz kamienie milowe projektu i na bieżąco możesz śledzić postęp prac.
– Masz pod kontrolą budżet i koszty projektu. Co więcej możesz ustalić budżet na konkretne zadanie, a sprawdzenie wykonania budżetu odbywa się na podstawie wprowadzonych do systemu faktur.

Zdj. Kontrola budżetu w projekcie

 

– Do projektów możesz oczywiście podpinać faktury, umowy oraz osoby odpowiedzialne za zadanie.
– Raporty powiedzą Ci, które zadania zabierają najwięcej czasu i którzy pracownicy wykonują najwięcej zadań.
– Szybkie sprawy możesz przegadać za pomocą chatu, zamiast komentarzy w zadaniu.

 

Zdj. Śledzenie czasu jakie zajmuje dane zadanie

 

3. Komunikacja w firmie

– Wcześniej wspomniany chat pozwala pracować cały czas w jednym systemie co jest dużą oszczędnością czasu. Ponadto łatwo jest np. przeciągać dokumenty z bazy do okienka chatu.
– Intranet jest przydatnym miejscem na gromadzenie wiedzy, instrukcji czy opisów procedur. Można w nim wskazać grupę pracowników, która ma zapoznać się z daną procedurą, określić jej datę ważności czy ustawić konieczność zatwierdzenia zapoznania się z procedurą przez pracownika. 

 

Zdj. Dodawanie uprawnień do dokumentów w Intranecie

 

– Dokumenty w Intranecie mogą być kategoryzowane i filtrowane, a także oznaczane jako ulubione.
– Aplikacja Urlopy przyspiesza obieg wniosków urlopowych. Bierze pod uwagę rozliczenia dzienne i godzinowe, pozwala na weryfikację kto w danym okresie jest na urlopie, a także pozwala przydzielać zastępstwa. 

 

Zdj. Łatwy dostęp do planu dnia- swojego lub pracownika

 

Brzmi naprawdę bardzo interesująco!

I jeszcze tak podsumowując, dlaczego warto przetestować Ready_™?

1. Ułatwiasz pracę zdalną i prowadzenie rejestru pracy – pracownicy po zalogowaniu się do systemu są widoczni i automatycznie potwierdzają swoją obecność.
2. Zlecanie zadań jest prostsze, a managerowie wiedzą kiedy zostały wykonane przez odpowiednie komunikaty.
3. W systemie masz czat i nie musisz przechodzić do innych narzędzi.
4. Masz porządek w dokumentach, panujesz nad ich obiegiem w organizacji, a także usprawniasz ich zatwierdzanie lub podpisywanie.
5. Wybierasz jakie rzeczy chcesz obsługiwać za pomocą aplikacji, a jakie mailowo.
6. W ramach tego samego narzędzia możesz zatem zarządzać dokumentami, zadaniami, czasem pracy i pracownikami.
7. Możesz ustawiać reguły takie jak np. faktury do 5 tys. zł akceptuje osoba X, a powyżej 5000 tys. zł. osoba Y.
8. Przejrzyste raporty oraz intranet na bazę wiedzy.

 

Ready – narzędzie do cyfryzacji firmy i pracy zdalnej to naprawdę ciekawy system 🙂

 

Jeśli chcesz przetestować system to nic prostszego. Wejdź na stronę Ready_™, kliknij przycisk Wypróbuj i testuj za darmo przez 14 dni 🙂

 

Zdj. Panel z raportami

Wpis powstał w ramach współpracy z eDokumenty Sp. z o.o.