#104 GTD – jak robić rzeczy i oczyścić głowę – Jakub Ujejski

Być może metoda GTD, czyli Getting Things Done, jest Ci znana. Być może książka Davida Allen’a również została przeczytana przez Ciebie. Ale czy faktycznie udało Ci się wprowadzić jej zasady w życie i wykorzystać to co daje?

No mi się nie udało, mimo wielu prób. Ok, może nie wielu, ale kilku. Nie wszystko też było dla mnie zrozumiałe i wiadome, jak to w praktyce zastosować. Dlatego do rozmowy o Getting Things Done zaprosiłam znawcę tego tematu – Jakuba Ujejskiego.

Jakub jest CEO ProOutcome, polskiego oddziału Getting Things Done oraz trenerem produktywności przy pomocy metody GTD. Więc z kim miałam bym o tym porozmawiać jak nie z nim?

 

Przeczytaj transkrypcję naszej rozmowy o GTD

Obejrzyj na Youtube:

 

Jeśli słuchasz tego odcinka na Spotify lub Apple Podcasts to będę wdzięczna za ocenę. Fajnie też jeśli prześlesz link do odcinka osobom, których tematyka efektywnej pracy i pozbycia się nadmiaru rzeczy z głowy może zainteresować.

 

W odcinku #104 GTD – jak robić rzeczy i oczyścić głowę poruszamy takie wątki jak:

• Czym jest GTD?
• Czy da się w pełni wdrożyć Getting Things Done?
• Czy można wdrożyć tych część założeń GTD?
• Jakie są główne założenia GTD?
• Na czym polega 5 kroków w Getting Things Done?
• Co to są konteksty?
• Na czym polega grupowanie zadań w GTD?
• Dlaczego nie powinniśmy wypisywać wszystkich zadań do zrobienia w danym projekcie?
• Jak planować dzień zgodnie z Getting Things Done?
• Jak radzić sobie z wrzutkami od szefa i współpracowników?
• W jakich firmach GTD się nie sprawdzi?
• Czy jest sens stosować GTD samodzielnie, a nie razem z zespołem czy rodziną?
• Z jakich narzędzi korzystać do Getting Things Done?
• Dlaczego warto się zainteresować tą metodą i wprowadzić ją w firmie/zespole?
• Jak nie przytłoczyć się liczbą zadań i mądrze podejść do Getting Things Done?
• Jak stosować GTD w zeszycie?
• Jak mądrze stosować zasadę 2 minut?
• Jak wykorzystać kalendarz w GTD?
• Jakie są najczęstsze błędy popełniane w GTD?
• Jak pracować ze skrzynką mailową w GTD?
• Jak sobie poradzić z perfekcjonzmem?
• Od czego zacząć przygodę z GTD?

 

Linki do miejsc, o których rozmawiamy w podcaście:

• warsztaty Jakuba Ujejskiego z GTD 
• Jakub Ujejski na Linkedin
• książka Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, David Allen 

 

Skąd możesz pobrać podcast Firma On-line?
Podcast dostępny jest :

• na blogu – lista wszystkich podcastów
• w Spotify
• w Google Podcasts
• w Apple Podcasts
• na Youtube
• w Anchor
• w serwisie Stitcher – pobierz aplikację Stitcher dla Androida i iPhone
• pobierając aplikację do słuchania podcastów na Androida, np. Podcast Addict, Podcasts Go, Google Podcasts, The Podcast App
• pobierając aplikację do słuchania podcastów na iPhone, np. Overcast, Pocket Casts, Castro, The Podcast App
• Pobierz plik mp3
• Poprzez specjalny RSS

Jeśli chcesz co jakiś czas otrzymywać ode mnie e-mail z dawką przydatnej wiedzy o marketingu, sprzedaży i życiu to zostaw mi swój e-mail klikając tu

A jeśli spodobał Ci się ten odcinek będę wdzięczna za komentarz i podzielenie się tym odcinkiem z innymi osobami, którym jego treść może być przydatna. Będzie mi też miło jeśli poświęcisz chwile i zostawisz krótką ocenę podcastu w iTunes – dzięki temu inne osoby łatwiej dotrą do tego podcastu.

Oceń podcast Firma On-line >>

• użytkownicy systemu IOS – iPhone, iPad i komputery Mac – wejdź do iTunes i kliknij w sklep, tam wyszukaj FiRMA ON-LINE. Możesz ocenić dodając gwiazdki, a także zostawiając komentarz. Dziękuje!
• użytkownicy systemu Windows – zainstaluj na swoim urządzeniu aplikację Apple Po, kliknij w niej w sklep, tam wyszukaj FiRMA ON-LINE. Możesz ocenić dodając gwiazdki, a także zostawiając komentarz. Dziękuje!
• użytkownicy systemu Android – wejdź do Google Play, pobierz aplikację Apple Music i kliknij w niej w sklep, tam wyszukaj FiRMA ON-LINE. Możesz ocenić dodając gwiazdki, a także zostawiając komentarz. Dziękuje!

 

Trzymaj się ciepło i do usłyszenia niebawem 🙂

 

Podcast o tym jak robić rzeczy i oczyścić głowę

Agata Chmielewska: Cześć, ja nazywam się Agata Chmielewska, a w tym podcaście dowiesz się jak wykorzystać Internet do rozwoju biznesu i samego siebie.

W tym odcinku usłyszysz o metodzie, którą może znasz, jeśli interesujesz się szeroko pojętą produktywnością, efektywnością, zarządzaniem czasem, zadaniami, projektami, różnie to można nazywać, metodą GTD, Getting Things Done. Do rozmowy zaprosiłam Jakuba Ujejskiego, który jest trenerem produktywności przy pomocy metody GTD, a także CEO firmy, która jest polskim oddziałem właśnie tej metody.

Jak sam o sobie mówi, jest perfekcjonistą na odwyku, o czym też mówimy, bo ten odwyk tak kusząco zawrzał, bo by mi się przydał. I ogólnie jest fanem wszelkich optymalizacji i automatyzacji. Rozmowa jest długa, ale bardzo mięsista, dużo jest przykładów takich z życia, dużo jest też o tym, jak zrobić, żeby wyszło, na przykładzie tego jak nie wychodzi, u mnie na przykład, więc ja troszeczkę siebie odsłaniam i pokazuję też z tej drugiej strony, której może nie widać na co dzień, bo wielu osobom wydaje się, że jestem taka zorganizowana, a tak trochę czasem tu po bokach chaos i nie wszystko jest takie idealne. Chciałam powiedzieć ideolo, ja się chyba z wiekiem cofam do młodości, ale nie o tym miało być. Ja nie przedłużam, zapraszam do rozmowy, nie mogę bardziej jej polecić niż słowami mojej znajomej, która jak się dowiedziała, że kiedyś tam rozmawiałam z Jakubem, to powiedziała, to były najlepsze warsztaty w moim życiu, a sama jest trenerką, więc to jest chyba najlepsza rekomendacja. Linki, namiary na Jakuba znajdziesz na achnieleska.com, łamane na 104. Jak komuś może pomóc, przydać się ten odcinek, ta rozmowa, to ślij link śmiało. Niech dobry kontent niesie się w świat. No i już teraz na 100%, zapraszam Cię do wysłuchania naszej rozmowy.

Cześć.

Jakub Ujejski: Cześć.

Agata: Co dobrego u Ciebie słychać?

Jakub: Trudne pytanie zadałaś. Co dobrego?

Agata: Piątek jest.
Jakub: Zarobiony jestem, jak to mówią. Tak. To tak jak raz do roku jest u mnie, że dużo jeżdżę. Śmieję się, że mam turnee po Polsce, bo przez to, że szkolenia po covidowej zaczęły się już face to face, no to mam trochę jazdy. Także wróciłem z turne, po dwutygodniowym ostatnio wyjeździe.

Agata: A firmy się teraz nie boją? No bo tak jak widzę, to coraz więcej ludzi zakłada maseczki w różnych miejscach i są otwarte na szkolenia takie stacjonarne?

Jakub: W samym okresie covidu mieliśmy dużo ciekawych sytuacji, obostrzeń. Jak już zaraz po covidowo, tak już zmieniły się przepisy, że można było prowadzić, spotykać się jednak face to face, to pierwsze miesiące wyglądało śmiesznie dosyć. Co firma to obyczaj, łącznie z tym, że w jednej firmie korytarze zostały jednokierunkowe, bo tak nie można było się minąć w korytarzu, więc wszystkie wejścia, wszystko było jednokierunkowe i było opisane. Takie śmieszna kwestia, ale były też firmy, które sprawdzali tylko temperaturę na wejściu i bez maseczki, bez niczego, a teraz praktycznie już nie ma z tym, jakby nie widać tego. Myślę, że wszyscy już są zmęczeni trochę i chcą takiego, a la normalności, o ile wiemy co to normalność. O ile pamiętamy.

Agata: Tak, w sumie też prawda. Cały czas mamy jakąś nową normalność. Dobrze, ja mam do Ciebie takie pytanie, żebyś powiedział, jeżeli się da, jak najprościej to możliwe, czym jest metoda, bo to chyba jest metoda, a jeżeli nie, to mnie sprostuj, Getting Things Done (GTD).

Jakub: Czym jest? Hmm, odpowiedź jest bardzo trudna, paradoksalnie, bo im więcej wie się na ten temat, tym trudniej jest jednoznacznie przekazać to w kilku zdaniach. Tak naprawdę, tak najprostszej, jest to sposób odciążenia swojego umysłu w kwestii konieczności pamiętania o wszystkich zobowiązaniach. Czyli stworzenie sobie takiego pomocnika w postaci jakiegoś narzędzia papierowego bądź cyfrowego, który nam będzie podpowiadał, czym możemy się zająć wtedy, kiedy faktycznie będziemy się chcieli czymś zająć. I nie będzie to bieganie za tym, co najgłośniej krzyczy albo właśnie wpadło w nam skrzynkę mailową. To tak najprostszych słowach.

Agata: I pięknie to brzmi.
Jakub: Tak tajemniczo.

Agata: I tajemniczo. A jak ktoś przeczytał książkę, wie też jakiej grubości jest i też ile jest koncepcji podejść do tego, ja się tym zapoznawałam kilka razy i też coś tam dla siebie wdrożyłam. Ale przyznam, że żeby wprowadzić całą tą metodologię, to czy są takie case, które oprócz autora jej, które wprowadziły to tak książkowo, no i oprócz siebie?

Jakub:
Trudno jest powiedzieć, czy są takie case, dlatego że każdy z nas po przeczytaniu tej książki, czy po warsztacie, czy w jakiejś innej formie poznaniu metody, buduje coś, co jest unikalne i co jest bardzo indywidualne podejście swoje tworzy, do swojej sytuacji.

Oczywiście metoda się opiera na pewnych ogólnych założeniach najlepszych praktykach, natomiast dla każdego z nas to, jak te praktyki będą odzwierciedlone w naszym życiu, będzie wyglądało inaczej. Dlatego trudno jest powiedzieć, to paradoksalnie, mimo tych wszystkich, jak wspominałaś w książce szczegółowych, instrukcji, jak pewne rzeczy sobie ustawić, to paradoksalnie jest w tej metodzie bardzo dużo swobody. Bo te instrukcje, one są podane dlatego, żeby zobrazować, co autor miał na myśli, natomiast jak się dobrze zrozumie założenia, to potem można to do siebie dostosowywać.

Wiem, że mówię na bardzo dużym poziomie ogólności i dla kogoś, kto może nigdy nie słyszał o metodzie, to dalej jeszcze rozmawiamy sobie o czarnej magii. Ale generalnie są osoby, które wdrożyły to w dużym zakresie. Tak trochę patrzysz na tę osobę w tym momencie, czy słuchasz jej. Są osoby, które wdrożyły tylko fragment i też uważają, że im to pomogło. Więc tutaj też nie ma takiego zero-jedynkowego podejścia, że wszystko albo wcale.

Agata: To może faktycznie, żeby nie mówić o magicznych rzeczach dla osób, które niekoniecznie wiedzą albo trochę wiedzą, albo też jakieś mityczne rzeczy wiedzą o GTD. Nauczyłam się, bo zawsze mówią GTD po polsku.

Jakub: Mi też się zdarza.

Agata: Powiedz takie główne założenia, żeby jakiś obraz dać tego.

Jakub: Dobrze, to może opowiem się na pewnym modelu, który jest w metodzie, czyli pięciu krokach, które David Allen, czyli twórca tej metody przedstawia. Także jeszcze zanim o nich opowiem, to też może wyjaśnię. To nie są wydumane rzeczy wymyślone przez niego. On po prostu zebrał najlepsze praktyki i ubrał je w coś, w czym jeszcze nie znalazłem dziury, a bawię się tym od 2008 roku. To jest coś takiego, co bardzo spójnego podejścia, które składa się, tak jak wspomniałem wcześniej, z pięciu kroków.

Pierwszy z nich to gromadzenie, czyli uchwycenie wszystkiego tego, co w jakikolwiek sposób zaprząta naszą uwagę. Tych spraw typu muszę, obiecałem, wypadałoby, chciałbym i tak dalej. To wszystko, co nam krąży po głowie. Ale też dochodzi do nas z różnymi kanałami typu e-mail, jakiś messenger, w jakiejś nawet papierowej formie coś w skrzynce analisty dostajesz, żeby to wszystko zebrać, uchwycić w godnym zaufania miejscu, następnie do tego miejsca wrócić i przeanalizować.

Czyli drugi krok to jest analizowanie, w którym odpowiadajmy sobie na pytanie, co ja właściwie sobie zgromadziłem, czy z tym trzeba coś zrobić, jeżeli tak, to jak to robienie będzie wyglądało, albo co chcę osiągnąć i jak to robienie będzie wyglądało.

W momencie, kiedy taką analizę już skończę, to zapisuję sobie wyniki oczywiście, ale już w jasno określonych kategoriach, tak żebym miał świadomość, gdzie mam spojrzeć, jeżeli będę potrzebował tego mojego systemu, jak to nazwałem wcześniej, żebym chciał z niego skorzystać, żebym wiedział, gdzie mam zajrzeć. To jest trzeci krok, czyli porządkowanie.

Czwarty krok to przegląd, czy też inaczej mówiąc, refleksja nad tym, co się znajduje w tym moim zestawie zobowiązań, bo de facto, co ja zrobiłem do tej pory, to tylko uporządkowałem sobie, przeanalizowałem, uporządkowałem sobie zobowiązanie. I teraz przychodzi czas na refleksję, tak właściwie, żeby wiedzieć, jak to się ma w dłuższej perspektywie do moich celów, czy do tego, co chciałbym osiągnąć w tym miesiącu, czy w tym roku, czy w ciągu najbliższych pięciu lat. I na tej podstawie wybieram finalnie to, co jest dla mnie najważniejsze. Czyli zostawiam te rzeczy, które uznaję, że faktycznie trzeba realizować. Te, których być może kiedyś będę chciał realizować, to sobie zawieszam na kołku, czy jak to w Getting Things Done jest taka lista, kiedyś może, której po prostu sobie zapisuję wszystkie potencjalnie istotne, ciekawe pomysły, ale którymi się na pewno nie zajmę w najbliższej przyszłości.

Piąty krok to odpowiedź na pytanie, czym mam się zająć w danym momencie. Czyli to sedno tej metody, czy te wszystkie cztery kroki sprowadzały się do tego, żeby maksymalnie ułatwić sobie ten piąty. Bo nie wiem, czy zdarzyło ci się kiedyś usiąść przy komputerze z takim, wiesz, energią zapałem, zrobiłabym coś sensownego. Ale co? I w momencie, kiedy masz za dużo do wyboru, no to uwagę kierujemy na to, co właśnie gdzieś tam nam zaświeci na czerwono, wyda jakiś dźwięk, cokolwiek. Bardzo często ta uwaga jest kierowana właśnie do skrzynki mailowej. Bo tam pewnie coś nowego wpadło. I to jest coś, z czym się bardzo wiele osób boryka, że poświęcamy mnóstwo uwagi na to, co jest nowe, a zapominamy o tym, co jest istotne, ważne. Czasami to, co jest nowe, też jest ważne. Tu jedno z drugim jedno drugiego nie przekreśla. Natomiast bardzo często właśnie zapominamy o pewnych rzeczach, do których już się zobowiązaliśmy wcześniej, poświęcając swoją uwagę w pełni na te rzeczy, które właśnie wpadły jako świeże, albo właśnie najgłośniej krzyczą.

Także reasumując, gromadzenie, pierwszy krok, czyli uchwycenie wszystkiego tego, co zaprząta naszą uwagę, analizowanie, czyli podjęcie decyzji, co z tym trzeba zrobić, jak to zrobienie będzie wyglądało, porządkowanie, zapisanie sobie notatek przypominających o tych sprawach w jasno określonych kategoriach, przegląd, czyli upewnienie się, że pamiętam, wiem, co w każdym z tych miejsc się znajduje, a wszystko po to, żeby w momencie, kiedy chce się czymś zająć, żebym mógł podjąć godną zaufania decyzję, czyli taką, że wiem, że to jest najważniejsza rzecz, którą powinienem zrobić, co nie zawsze dotyczy pracy. Czasami najważniejszą rzeczą, którą powinienem zrobić, jest sen, drzemka. Spacer z przyjacielem, z którym się nie widziałem już kilka miesięcy, albo spędzenie czasu z dzieckiem. To jest bardzo osobiste, bardzo indywidualne. Ale chodzi o to przekonanie, że to jest właściwa decyzja w tym momencie.

Agata: Tak, tak jak ciebie słucham, to mi się przypomina te moje różne podejścia właśnie do tej metody. Ja mam ten problem, że jestem perfekcjonistką i ja oczywiście chcę wszystko zgodnie z tym, jak piszą, Wiesz, są zasady, to trzeba się ich trzymać. I mnie to przerastało, więc jak usłyszę, usłyszałam ten przegląd, to ja już się trzęsę, że ja mam co tydzień to, że ja mam tyle do przeglądnięcia, bo ja tyle muszę przeglądnąć, bo tyle gromadzę, że u mnie jest paraliż, taki się pojawia bardzo często, że faktycznie tego jest za dużo, zwłaszcza w tym kiedyś. To jest taki worek bez dna i tam zaglądać, to zwykle zmieniam po prostu narzędzie. A druga rzecz, ja pamiętam też, że było coś takiego, jest coś takiego jak konteksty, prawda? Tutaj widzę, że właśnie priorytetyzacja, czyli ważne, nieważne, ale też te konteksty. Jakbyś mógł tutaj jeszcze rozbudować o ten poziom?

Jakub: Jasne. Konteksty to jest sposób na uporządkowanie swojej pracy ze względu na jej charakter, czyli na przykład na to, gdzie wykonujesz dane czynności przy komputerze, używając komputera na przykład. Niektóre czynności wymagają od Ciebie bycia w biurze i poza biurem nie jesteś w stanie się tym zająć. Czy bycia w domu, czy też rozmowy telefoniczne są takim też kontekstem w tym sensie, że dzwonienie mogę, gdy mam dostęp do telefonu, ale to też wymaga np. ciszy i spokoju wokół, i też dla niektórych to może być bardzo przydatny kontekst.

Może cofnę się troszkę i powiem o kontekstach w zestawieniu takim klasycznym podejściem. Bardzo często jak spotykamy się z uczestnikami na sali, to ich myślenie jest projektowe. Czyli mam projekt, w ramach którego mam do wykonania x czynności i koncentruję się na tym, gdzie jestem, dokąd zmierzam, czyli jak zrealizować ten projekt i jakie są czynności, i najchętniej bym wykonywał te czynności jedna po drugiej. Albo rozpisywał sobie na liście właśnie jedna po drugiej te czynności. I tutaj pojawia się taka nieefektywność, dlatego że jakby zobrazować sobie realizowanie takiego projektu, to to będzie tak: napiszesz jakiegoś maila, zadzwonisz do kogoś, pójdziesz na spotkanie, wrócisz do spotkania znowu i napiszesz jakiegoś maila, później gdzieś pójdziesz, potem coś jeszcze zrobisz i to jest takie trochę bieganie po biurze, wszystko w ramach tego samego projektu. Efektywność się pojawia wtedy, kiedy możesz podobne czynności ze sobą pogrupować, właśnie ze względu na te konteksty. Czyli jesteś w stanie wszystkie rozmowy telefoniczne połączyć ze sobą i w sytuacji, w której wykonasz jedną rozmowę w związku z jakimś projektem, możesz od razu, będąc w trybie dzwonienia, zrobić sobie, wykonać kolejne dwie czy trzy w zupełnie innych kwestiach. Ale to też będą rozmowy, siedzisz sobie w jakimś cichym miejscu, masz coś do notowania przy sobie, w związku z tym możesz te rozmowy telefoniczne wykonać. I to powoduje, że posuwasz dwa, trzy projekty, popchniesz je do przodu. To jest coś, co w pewnym sensie wyróżnia Getting Things Done, czyli myślenie kontekstowe, a niekoniecznie właśnie projektowe.

Agata: Z tym, że tam też są projekty, że tam ileś zadań wchodzi w projekt. Właśnie mam ten problem z tym, że konteksty, projekty, to jeszcze dodać to, i już zupełnie chaos dookoła.

Jakub: Tak, to jest też taka przypadłość, ja to nazywam sobie „koleiny umysłowe”. Wpadamy w takie koleiny umysłowe, w momencie kiedy myślimy o projekcie, to zaczynamy go sobie planować. Powiedzmy, że nie wiem, masz przygotować jakąś ofertę dla klienta. No i myślisz sobie, tak, dobra, to zadzwonię do Tomka, bo Tomek ma informacje, które potrzebuję do tej oferty. Potem przygotuję tam swoją część, swoją prezentację, wyślę to do Basi, Basia dopisze swoją część, wróci to do mnie, ja to jeszcze przeredaguję, połączę, potem wyślę to do Marka, Marek to klepnie, i potem wyślemy to do klienta, pójdzie taka oferta do klienta. I to jest teoria. Wiesz jaka jest różnica między teorią a praktyką?

Agata: No powiedz, pewnie nie wiem.

Jakub: W teorii nie ma różnicy, w praktyce jest.

Agata: OK.

Jakub: Bo w teorii ten projekt będzie tak przebiegał, najpierw zrobię to, potem to, potem to. A w praktyce się może okazać, że ja zadzwonię do Tomka i usłyszę: „stary, nie wiem, nie mam tych informacji”. No i co? I w tym momencie ten cały mój misterny plan, co sobie zaplanowałem, się rozjechał, bo teraz muszę szukać kogoś, kto te informacje posiada. Czyli to jest taka pułapka, w którą wpadamy, że planujemy sobie projekt, jak on będzie przebiegał w teorii, w takich bardzo, bardzo szczegółowych krokach. Nawet rozpisujemy sobie gdzieś w jakimś narzędziu, a potem się okazuje, że zderzamy się z rzeczywistością i tak naprawdę nie tędy droga. Czyli finalnie i tak dotrzemy do tego rezultatu, ale będziemy szli trochę inną drogą, reagując na to, co się pojawia w rzeczywistości, czy jakiejś przeciwności, czy losu, a nie to, że ktoś czegoś nie będzie wiedział. W Getting Things Done my, tak jak wspomniałaś, mamy projekty, ale nie planujemy ich tak szczegółowo, krok po kroku, tylko zastanawiamy się: dobra, to jakie będzie najbliższe działanie, najbliższa fizyczna czynność, która popchnie mnie do przodu, która pozwoli, że ten temat się posunie do przodu. I to najbliższe działanie sobie zapisujemy. Nie zapisujemy kolejnych, no bo nie wiemy, jaki będzie wynik wykonania tego pierwszego. I wtedy te działania, które masz, dla każdego projektu masz jedno. Czasami można mieć więcej, jeżeli wyciągnięte jedno najbliższe działanie i te działania potem grupujesz ze względu na ich charakter. Czyli wszystkie rzeczy, które wymagają rozmowy przez telefon, będziesz miała właśnie w kontekście telefony. Wszystkie rzeczy, które wymagają użycia komputera w kontekście komputer, wszystkie rzeczy które wymagają bycia w biurze w kontekście biura.

Tak się łączą projekty z działaniami, czyli wyciągasz sobie z każdego projektu po jednym działaniu i je grupujesz ze względu na charakter tej pracy.

Agata: Czy ja to dobrze rozumiem, że my nie rozpisujemy sobie, mamy projekt właśnie, zrobić tą ofertę czy tam prezentację i my nie wypisujemy wszystkich zadań, tylko pierwsze najbliższe?

Jakub: Tak. Oczywiście jak ze wszystkim, to zależy od poziomu skomplikowania tego projektu. Jeżeli mówisz o takiej ofercie, którą robisz cyklicznie i wiesz z jakich kroków się będzie składało to realizowanie tego projektu, to nie ma najmniejszego sensu. Bo tak naprawdę to, co potrzebujesz, to przypomnienie o tym, co będzie tym najbliższym działaniem. Jeżeli projekt jest bardzo skomplikowany, wymaga zaangażowania, nie wiem, całego zespołu, będzie się ciągnąć przez miesiące czy nawet dłużej, to wtedy jak najbardziej stworzenie planu projektu jest ok. To zależy.

Agata: Dobrze, bo z jednej strony spodobało mi się to, dlatego że nie ma tego przytłoczenia liczbą zadań i właśnie w tym narzędziu, i później te przeglądy przerażające i to brzmi pięknie, a z drugiej strony planowanie i rozpisywanie jest takie fajne i ta dopamina.

Jakub: Bardzo, oczywiście. To jest jeden ze sposobów na prokrastynację.

Agata: Tak, oj, znam, znam, bardzo dobrze. I kurczę, naprawdę to teraz… Myślałam, że dużo wiem o GTD, a faktycznie takiej podstawy, zupełnie nie miałam tego świadomości i myślę o firmach, w których pracowałam, zawsze się rozpisuje i zawsze się chce, żeby przygotować, załóżmy właśnie dla programistów listę, żeby rozpisać wszystkie taski, żeby też jakiś ten harmonogram i wrzucić to do narzędzia i tego właśnie się robi tak dużo i później to trzeba pilnować i jeszcze weź tutaj teraz myśl o jakiś kontekstach, a rzadko mamy jeden projekt, nie?

Jakub: No właśnie, bo to jest też moje częste pytanie do uczestników warsztatów, czy macie taką swobodę, żeby zacząć projekt, tylko skończyć, potem zabrać się za następny, i zazwyczaj odpowiedź jest „no nie”, to ile macie takich projektów? No i tu się zaczyna wyliczanka, tak? I faktycznie tych projektów jest kilkanaście, kilkadziesiąt albo nawet sto kilkadziesiąt w niektórych przypadkach, żeby w ogóle równomiernie popychać do przodu, realizować je, bo tego się od nich oczekuje. Więc to jest coś, co bardzo pomaga, to myślenie kontekstowe czy grupowanie sobie działań ze względu na konteksty.

Jest to trochę inne, ale z drugiej strony, bo tak wspomniałaś o firmach i o tym, że tam się wymaga takiego planowania czy rozpisywania tych zadań, to myślę, że warto tutaj zaznaczyć, że z poziomu organizacji czy z poziomu zespołu można stosować sobie metodę jakąś do zarządzania projektami, gdzie się przypisuje taski, zadania osobom. Tylko potem, jak popatrzysz na to zadanie, to się okazuje, że to nie jest jedna fizyczna widoczna czynność, czyli działanie, tylko to jest coś, co tak naprawdę jest mikroprojektem. I z perspektywy Getting Things Done tu się właśnie wpinamy.

Czyli powiedzmy, że dostałaś zadanie w postaci zorganizuj spotkania. To zadanie jak każde inne. Tylko jak się na to popatrzysz trochę przez lupę czy właśnie przez soczewki z Getting Things Done, to odkrywasz, że to nie jest działanie, tylko to jest projekt. No bo jak wygląda zorganizuj spotkanie? Nie wygląda. Zorganizuj spotkanie składa się z takich kroków, jak zarezerwowanie sali, czy też zaproszenie uczestników, przygotowanie jakiejś agendy na to spotkanie, być może jakiejś prezentacji, poprowadzenie tego spotkania, domknięcie tego jakimś minutkami czy jakąś inną informacją podsumowującą. No i to jest zorganizuj spotkanie. To też jest bardzo częsty powód, dla którego zwykłe listy to do nie działają. Bo zapisujemy sobie coś jako zadanie, co tak naprawdę tym zadaniem nie jest. Jest małym projektem. I dochodzimy do takiej sytuacji, w której część już wykonaliśmy, ale jeszcze nie wszystko. No i tak, nie mogę tego skreślić, ale już coś zrobiłem i nie mam tego efektu, że odhaczyłem, jest. A w przypadku myślenia najbliższymi działaniami, czyli koncentrowaniu się na tych najbliższych czynnościach, no to jak wykonam ten telefon, to go skreślam. Jak wyślę tego maila, to skreślam i ewentualnie wpisuję sobie kolejną czynność, którą mam do wykonania w ramach danego projektu. Czyli mam ten efekt takiego poczucia, że popycham te sprawy, że one się toczą. Bo tak naprawdę nasza praca sprowadza się do fizycznych, widocznych czynności. Coraz częściej jest to klepanie w klawiaturę, ale jednak są to fizyczne, widoczne czynności.

Agata: Tak, z tym grupowaniem zadań to świetna rzecz.

Jakub: Faktycznie, że jak się dzwoni, a jak się nie lubi jeszcze dzwonić, to jak się tak to zgrupuje w jedno, to się ma tę żabę. To że jesteś w trybie dzwonienia i możesz dokładnie mieć za sobą.

Agata: Tak, przez chwilę muszę być miła, a później mogę wrzucić do swojego zwykłego trybu, żartuję oczywiście.

Jakub: Tak, dokładnie. Fajne jest to, że jak mamy podzielone na te takie czynności, to też jak sobie spiszemy, ja na przykład staram się spisywać, nie zawsze mi to wychodzi absolutnie, ale tych najmniejszych, dlatego że ja potrzebuję tych zaszczyków dopaminy, wykreślania i też nie mam tego chaosu, który pewnie jest też spowodowany tym, że tych zadań jest tak dużo.

Agata: A jak jest z planowaniem dnia? Mamy projekt i faktycznie mamy ten dzień i tyle się mówi o tym, że my sobie za dużo na dany dzień wrzucamy tasków. Jak mamy zaplanować sobie dzień, jeżeli mamy tylko najbliższą czynność w danym projekcie? Mamy trzy projekty i w tych trzech projektach mamy trzy jakieś czynności, to jak wygląda planowanie dnia?
Czy tutaj w ogóle nie ma takiej idei, że lecimy?

Jakub: Jest i nie ma, to oczywiście znowu użyję swojej ulubionej odpowiedzi, czyli to zależy. W ogóle, jeżeli chodzi o planowanie jako takie, to w Getting Things Done bardzo jasne i klarowne są informacje dotyczące tego, co ląduje w kalendarzu. Generalnie, jeżeli chodzi o kalendarz, to nie zapychamy go rzeczami, które byśmy chcieli w tym czasie zrobić, a potem przesuwamy gdzieś na kolejne terminy, bo coś w międzyczasie wyskoczyło. Ograniczamy się do wpisania tego, co faktycznie musi się wydarzyć danego dnia, albo danego dnia o danej godzinie, czyli wszelkiego rodzaju spotkania czy rozmowy telefoniczne omówione na konkretną godzinę. To są te rzeczy, które lądują w kalendarzu. Także ładnie po angielsku nazywa się to Hard Landscape, czyli taki niezmieniający się krajobraz.

Planowanie z perspektywy Getting Things Done wygląda tak, że odpalasz sobie kalendarz rano, patrzysz, ile masz tych bloków już na stałe tam wrzuconych, powiedzmy, nie wiem, masz dużo spotkań przed południem, brak spotkań po południu, no to planujesz w tym sensie, że okej, to tu mam spotkania, potem jakaś przerwa na jedzenie czy coś takiego, i w drugiej części dnia zajmę się tymi rzeczami, które wtedy uznam za najważniejsze.
To jest trochę inne podejście, jeżeli zestawimy to z takim myśleniem, że wbijam sobie do kalendarza, co będę robić w poniedziałek od 9 do 9:30, a potem od 9:30 do 10 itd.

Agata: Dlaczego?
Jakub: Dlatego, że to planowanie z wyprzedzeniem to pierwsza pułapka, o której zresztą wspomniałaś. Przeceniamy swoje możliwości. Zresztą gdzieś tam czytałem jakieś takie statystyki, że ludzie planują na poniedziałek taką ilość pracy, którą są w stanie wykonać faktycznie w realnym świecie w ciągu połowy tygodnia albo nawet dłużej.
Zakładamy, że na poniedziałek obudzimy się, będziemy wypoczęci, 100% energii przez cały dzień, nic nam nie będzie przeszkadzać, nie będzie żadnych wyrzutków pożarów, nic się nie zmieni, po prostu usiądę i będę robił krok po kroku to, co mam na tej liście.
A potem przychodzi zderzenie z rzeczywistością. Stąd to nie działa, dlatego dużo lepszym podejściem jest nie pushowanie, czyli wciskanie sobie do kalendarza sloty tego, co chciałbym zrobić z wyprzedzeniem, tylko zaciąganie, czyli metoda pull. Mam listę możliwych działań, najbliższych działań w różnych kontekstach, i w zależności od tego, w jakim kontekście jestem, siadam przy komputerze, powiedzmy, i mam przed sobą godzinę, dwie godziny, no to patrzę na tę listę i wybieram to, co zajmuje mi raczej więcej niż mniej czasu, czyli powiedzmy 20 minut, 30 minut, pół godziny, godzinę. Takie duże, długotrwałe działania wymagające wejścia w temat. Nie wybieram wtedy czynności, które mi zajmą 5-10 minut. W drugą stronę, jeżeli do najbliższego spotkania mam pół godziny, to nie ma sensu, żebym się angażował w działania, które zajmują mi 40 minut, bo je rozgrzebię, po czym będę musiał lecieć na spotkanie. Dlatego wtedy wybieram sobie z tej listy działania, które mi zajmą 5-10-15 minut, bo mam do najbliższego spotkania 20-30 minut, więc mogę je zrobić, mogę je skończyć.
To jest takie podejście, które mamy, jeżeli chodzi o planowanie. Oczywiście, im bardziej się drąży ten temat, mogą się pojawić zastrzeżenia. No dobra, ale jeżeli ja w swoim kalendarzu firmowym będę mieć pusto, to wiesz, co to oznacza? To oznacza, że wszyscy wokół myślą, że jak mam pusto w kalendarzu, to znaczy, że patrzę się w sufit i czekam, aż mi ktoś jakieś spotkanie wrzuci. Więc jest metoda obronna, która polega na tym, że wrzucasz sobie blokery do kalendarza. Jeżeli w kulturze organizacji, w której pracujesz, masz tak, że jak jest pusto w kalendarzu, ktoś ci wrzuci spotkanie, robisz sobie bloker, czyli spotkanie z samym sobą, ale nie wpisujesz, co będziesz robić w trakcie tego spotkania, bo nie wiesz, co w danym momencie będzie najważniejsze. Czyli zaczyna ci się ten bloker, powiedzmy, godzina, i wtedy wybierasz to, co uważasz za najważniejsze.
Agata: No bo nam się sytuacja zmienia praktycznie z godziny na godzinę. Planowanie sobie w piątek, co będziesz robić w poniedziałek, nie uwzględnia tego, co się wydarzy w poniedziałek o ósmej rano. A nagle przychodzisz i bum, wszystko ci się rozjeżdża, wywala, więc to jest trochę takie wishful thinking, że w idealnym świecie tak by było. W praktyce jednak niekoniecznie.

Agata: Ja mogę się pochwalić, że już się nauczyłem i wiem, że na poniedziałek umawiam jak najmniej rzeczy i planuję sobie, bo wiem, że poniedziałek to są niespodzianki. Wszyscy po weekendzie czegoś chcą, i ja zaczynam planować takie grubsze tematy, jak na przykład pisanie artykułu czy rzeczy, które wymagają faktycznego skupienia, nie na poniedziałek, bo nie wypali. Tak jak też chciałam sobie podsumowywać w poniedziałek — opcji nie ma. Po prostu nie ma opcji, zwłaszcza że prokrastynuję i mnie to przeraża, więc to nigdy nie jest najważniejsze zadanie.
Jakub: A może wręcz przeciwnie? Może to jest bardzo ważne, a z racji tego, że wiesz, że to jest ważne i cię to przeraża, to to odkładasz. Gdyby to było takie poboczne, to pewnie byś nie odkładała.

Agata: Oczywiście. I bym o tym nie myślała, że wyrzuty sumienia mnie zżerają. Więc wiem, ile mi to też korzyści daje. Chciałam właśnie zahaczyć o to, co powiedziałeś, że sobie tutaj planujemy te pierwsze zadania. Ale co z sytuacją, jak jesteśmy w firmie i szef chce, żebyśmy określili się terminowo, a my nie wiemy, kiedy dostarczymy artykuł, kiedy coś tam zrobimy, kiedy nasza część projektu zostanie dowieziona? Jak sobie radzić z takimi rzeczami? Czy może robić luźne harmonogramy, ale mocno się do nich nie przywiązywać?

Jakub: Jeżeli o to chodzi, to sama metoda nie da, bo tak naprawdę to, co ci może pomóc, to twoje doświadczenie, twoja intuicja w oszacowaniu, ile czasu ci to zajmie, bo tu jest za dużo czynników, zresztą część z nich wymieniłaś, chociażby prokrastynacja, która się pojawia, co jest kompletnie niezależnie od tego, co będziesz miała w metodzie, na papierze czy w aplikacji, no bo różnie…

Emocje też są częścią nas, nie jesteśmy robotami, żeby to podkreślić. Jeszcze wspomnę o tym, do czego nawiązałem już w poprzednim wątku, że często my zakładamy błędnie, że nasz poziom energii czy łatwość, zdolność skupienia uwagi będzie na tym samym poziomie, tak, jak by ona będzie stała przez cały dzień. Co jest nieprawdą. Każdy z nas ma moment, kiedy mu się lepiej pracuje i ma zjazd. I potem znowu może mieć kolejną falę. Tak samo na przestrzeni tygodnia, więc nie ma sensu oczekiwać od siebie, że będę zawsze na tym samym poziomie energetycznym i tak samo z tym szacowaniem, że w oparciu o doświadczenia, o intuicję, możesz pewne rzeczy określić.

To, w czym Getting Things Done ci pomoże, to pomoże ci nie zapomnieć o innych zobowiązaniach, które masz. Czyli jeżeli ktoś ci mówi, żebyś się zajął tym, tym, tym i tym i potrzebuje tego za tydzień albo za dwa tygodnie, bardzo często taka automatyczna odpowiedź, zwłaszcza jeżeli to jest przełożone, brzmi dobrze, tak. A potem będę się martwił, w domyśle. I potem faktycznie następuje to zmartwienie, bo kiedy ja to wcisnę, gdzie ja to wcisnę, zostajemy po godzinach, w weekendy pracujemy, żeby się wyrobić z tym.

Natomiast jeżeli masz jakieś inne zobowiązania krótkoterminowe spisane i ktoś do ciebie przychodzi i mówi, że potrzebuje, żebyś zrobiła jeszcze to, to, to czy to i mówi ci, że deadline jest taki, albo pyta ci o ten deadline, to jesteś w stanie się odnieść do konkretów, że masz na swojej liście x projektów i w związku z tym albo któryś z tych projektów zawiesisz na kołku i porozmawiajmy o tym, drogi szefie, żeby wziąć te nowe rzeczy, w związku z tym, że masz jeszcze tamte, których się zobowiązałeś tydzień temu, miesiąc temu i jeszcze tam pół roku temu, no to ten deadline jest nieosiągalny. To już jest trochę inna rozmowa, bo tutaj przestaje być rozmowa o wyobrażeniach, typu szefie nie dam rady, kontra myślę, że spokojnie sobie poradzisz, wierzę w ciebie, tylko zaczyna to być rozmowa o konkretach, że faktycznie tak wygląda moja lista zobowiązań i kładąc mi kolejnych 3-5 porozmawiajmy o tym, co z niej wyleci, albo co, jak terminy się mają rozciągnąć, bo mam dwie ręce, jedną głowę i 24 godziny na dobę, więcej się nie da.

Agata: W jakich firmach to podejście z twojego doświadczenia, jak tak widzisz, będzie, może nie, że się nie sprawdzi, ale będzie trudne do wdrożenia właśnie przez specyfikę działania czy też branży?

Jakub: Jedyna odpowiedź, która mi przychodzi do głowy to w firmach, które niezależnie od branży, niezależnie od specyfiki pracy, oczywiście, jeżeli to jest praca robotnika na budowie, to tam może się okazać, że to średnio będzie pasować, bo ta praca jest jasno zdefiniowana, to trzeba przenieść tego miejsca na tamto miejsce, oczywiście nadzorca tegoż robotnika może jak najbardziej zastosować metodę. Czyli przy takiej pracy czysto fizycznej to pewnie się w mniejszym stopniu będzie stracać.

Natomiast jeżeli chodzi o branżę, w żaden sposób tutaj mamy wsze różnych klientów jeżeli chodzi o branżę i to, co zauważyłem, to nie tyle kwestia branży, albo kultury w firmie, albo podejścia badawczych, albo podejścia samych pracowników do pracy. Jeżeli ktoś traktuje swoją pracę jako przyjdę, wypiję kawę, pogadam sobie, jakieś spotkania będą, potem znowu wypiję kawę, zamknę laptop i pójdę do domu, to nic ci nie pomoże. Jeżeli nie masz potrzeby rozwoju, nie masz potrzeby tego, żeby coś w swoim życiu usprawniać. Bo tak jak jest, jest dobrze, więc w tym sensie tu się metoda nie sprawdzi.

A druga kwestia to jest takie, albo nierealne oczekiwanie ze strony firmy, co to pracownicy mają robić, a oni naprawdę już zderzają się z taką warierą tego, co fizycznie jest możliwe do wykonania. No i tu jest zgrzyt, że pewne rzeczy, wiesz, dochodzi do takich kuryzjalnych sytuacji czasami, że ludzie mają trzy, cztery spotkania w tym samym terminie, dla mnie kompletnie niezrozumiałe, bo nie będą na trzech spotkaniach jednocześnie. To jest fizycznie niemożliwe, więc jaki to ma sens? Takie trochę oszukiwanie siebie, organizacji, że no przecież dam radę. Mimo że patrząc z boku to jest kompletnie niewykonalne. Także to raczej jest kwestia podejścia, niż branży.

Bo nawet jeżeli twoja praca jest bardzo taką, bym powiedział, reaktywną, w tym sensie nie pracujesz w call center, gdzie non stop odbierasz telefony, to pewnie część twojej pracy wymaga też jakiegoś zaplanowania pomiędzy tymi momentami, kiedy odbierasz te telefony. Jeżeli tak jest, to już ci się metoda może przydać. Bardzo często dostajemy taki feedback, że z racji tego, że GTD nie jest to co dotyczy całego naszego życia. To bardzo często dostajemy taki feedback, że w pracy to ja mam to jakoś tam poukładane i ten system, który mam wypracowany jest super, natomiast w życiu prywatnej mi się wszystko rozjeżdża i ja potem przychodzę z głową wypełnioną pomysłami czy problemami, które mam z życia prywatnego do pracy i się nie mogę skupić. I wtedy skorzystanie z metody powoduje, że adresujesz te rzeczy związane z życiem prywatnym i jednocześnie powoduje, że twoje skupienie jest stu procentowe na rzeczach zawodowych.

Dlatego my też poruszamy to podczas spotkań, rozmów, warsztatów, że to nie dotyczy tylko życia zawodowego. Bo tak jak się mówi o produktywności, efektywności, to to się kojarzy z pracą. To nie do końca jest prawda, bo często bardzo dużo rzeczy nam umyka, dlatego że nam się życie, czas przez palce przecieka, gdy wracamy do domu. Równie dobrze moglibyśmy robić fajne, ciekawe rzeczy.

Agata: Dokładnie. Tak jak dzisiaj rozmawiałam z moją doradczynią finansową i ona mówi, że podjedzie pani tam do urzędu. Ja sobie tak podjadę. Ja tak sobie siedzę w domu i nie mam nic do roboty. Ja sobie tak podjadę. Ja sobie pomyślałam, że to życie też jest ważne. I stąd też mam takie pytanie, czy ta metoda i podejście ma zadziałać, jeżeli tylko my je stosujemy, jak sobie poradzić, jeżeli my chcemy to wdrożyć, ale koledzy z zespołu nie bardzo, albo życie osobiste, jakaś rodzina jest i rodzina sobie, a my tutaj próbujemy tym zarządzać, czy to lepiej zaprosić całą rodzinę do wspólnego jakiegoś takiego działania, zrobić szkolenie na przykład im, czy sami możemy? Czy samodzielnie?

Jakub: Metoda założenia jest indywidualna. Każdy sobie, dla siebie ją robi. Nawet stosuję taką analogię, że to jest trochę taka sztuka samoobrony w codziennym życiu. Jak najbardziej są takie osoby, które nikt wokół nich nie stosuje, tylko one i świetnie się sobie z tym radzą.

Oczywiście, jeżeli wdroży to więcej osób, np. cały zespół, który ze sobą pracuje czy dział, czy w zależności oczywiście od wielkości, to pojawia się efekt synergii, bo zaczynamy mówić tym samym językiem, zaczynamy prowadzić spotkania w inny sposób, zaczynamy postrzegać projekty trochę inaczej, zaczynamy… nie pojawiają się już sytuacje, w których ktoś ma trzy spotkania w tym samym terminie, bo to, co jest w Getting Things Done, to przede wszystkim zdrowy rozsądek, taki zdrowy rozsądek na sterydach, gdzie pewne rzeczy wyciągamy na wierzch i mówimy, no popatrzcie, no ale to jakie to ma sens? I jeżeli jest jedna taka osoba, to ona sobie będzie świetnie radzić, mimo że wszyscy dookoła będą biegać, i jak ci przysłowiowy strażak gasić pożary, a są takie sytuacje, są takie firmy, zresztą to też bardzo my rekomendujemy w ogóle, że jeżeli masz zespół, w którym pracujesz, to dobrze, żeby ten cały zespół zaczął rozmawiać tym samym językiem, wtedy się ta synergia pojawia, no i jeszcze bardziej wzrasta ta efektywność, w takim sensie, takim organizacyjnym czy firmowym.

Także można i tak, i tak, wiem, że może to nie jest jakoś jednoznaczna odpowiedź, ale generalnie tak to wygląda, i tak każdy będzie miał swój system, być może nawet swoje narzędzia, bo to też jest bardzo ciekawy aspekt, który z kolei mi się bardzo spodobał, że getting things done nie wymaga używania konkretnego narzędzia. To nie jest tak, że ja muszę użyć tej appki, albo tamtego notatnika, albo nie wiem, czegoś jeszcze, tylko najlepiej jest korzystać z czegoś, z czego lubię korzystać, czyli zwiększam prawdopodobieństwo, że będę z tego korzystał, no bo jak lubię to będę, albo z czegoś, czego już znam. Dlatego jak wchodzimy do jakiejś organizacji, to pierwsze pytania, które zadajemy, to OK, z jakich narzędzi na co dzień korzystacie? Żeby nie robić kolejnej bariery, zresztą to też polecam każdemu, bo ja wpadłem w tą pułapkę, że nie ma sensu szukać najlepszego narzędzia do getting things done. Takowe nie istnieje. Nawet David sam nie ma aplikacji swojej oficjalnej, bo to nie ma sensu.

Każdy z nas trochę inaczej postrzega swoją pracę i też jedni lubią papier, inni lubią aplikacje, jedni lubią Maca, inni jeszcze lubią Windows i wiesz, to jest kwestia preferencji, więc zmuszanie ludzi do tego, żeby z czegoś korzystali jest średnim pomysłem. I tutaj jest pełna swoboda, a z kolei są zasady, są chociażby nazewnictwo pewnych rzeczy, czy to uwspólnienie języka, które powoduje, że to się bardzo fajnie w zespole sprawdza.

Agata: Skoro właśnie poruszyłeś temat narzędzi, to też mam pytanie, dlatego że ja nie umiem sobie wyobrazić i wiele razy już próbowałam, podejmowałam tą próbę. Jak można to właśnie w zeszycie takim papierowym i z długopisem prowadzić, bo tutaj, wiesz, ja jestem człowiekiem komputerem, cały czas komputer, telefon i nie wyobrażam sobie, że ja nie mogę przesunąć zadania, zmienić terminu. OK, teraz mamy długopisy wymazywalne i wszystko można. Czy da się to opisać właśnie tak w podcaście, nie pokazując, jak takie coś prowadzić w zeszycie papierowym?

Jakub: Tak, wydaje mi się, że podzielę się swoim doświadczeniem, które miałem, czy pułapkę, w którą wpadłem, bo to jest kontynuacja tego wątku, który już zacząłem, że szukałem idealnego narzędzia. To było na początku mojej drogi poznawania metody. Szukałem tego idealnego narzędzia i obudziłem się, tak mówiąc obrazowo, po 8 czy 9 miesiącach szukania idealnego narzędzia, gdzie nie stosowałem metody, tylko porównywałem oferty, funkcje tego, funkcje tamtego, co jest lepsze, co jest subskrypcja, co jest płatne i drożdżowo, a co może jest bezpłatne coś i zeszło mi ponad pół roku. W końcu stwierdziłem, że nie, to nie ma najmniejszego sensu. Przerzucam się na papier, bo ja muszę zrozumieć, jak ta metoda działa w oparciu o narzędzie, które nie wymaga instrukcji obsługi, a potem dopiero będę sobie szukał czegoś takiego, co już wymaga instrukcji obsługi, wejścia, zapoznania się. I stworzyłem sobie taki zeszyt, który miał różnokolorowe sekcje, ale to można zakładki sobie porobić w tym zeszycie. Była sekcja na projekty i tam sobie wrzucałem listę projektów. Była sekcja na najbliższe działania, gdzie każda kartka to był osobny kontekst, czyli ten podział na przykład na sprawy działania w domu, działania w biurze czy przy telefonie.

I to miałem odpowiednio zarezerwowana część kartek na te rzeczy. Miałem, tam jeszcze w GettingTingTan mamy taką listę, która też się bardzo przydaje, czyli oczekiwanych tematów, gdzie ja coś komuś zleciłem, wysłałem i czekam. Bardzo często te tematy umierają śmiercią naturalną, bo zapominamy o tym, że na coś czekamy, a ktoś zapomniał, że ma to dla nas przygotować, no i tak temat umarł. Więc tego typu rzeczy też sobie zapisujemy. I wystarczy, że te kartki, ten zeszyt się podzieli na sekcje i zarezerwuje odpowiednio strony na te kategorie, które są w metodzie rekomendowane. A jak coś zapiszesz, skończysz, no to wykreślasz, dopisujesz następne poniżej albo na innej kartce w zależności, jeżeli się kontekst zmienił na przykład. I jeżeli taką kartkę zapisałaś już praktycznie w całości, już nie masz miejsca, żeby coś dopisać, pewne rzeczy masz dalej niewykonane, no to jest minus papieru, że trzeba ją wyrwać na następnej dostępnej wolnej kartce, przepisać te rzeczy niewykonane no i dopisywać kolejne, które się będą pojawiały. Więc to jest ten minus związany z papierem, że trudno coś tak, mówisz, kopi wklej, czy usunąć. Można się bawić, wymazywać.

Ale przewaga jest taka, że tu nie ma kolejnych warstwy takiej technologicznej, którą trzeba wziąć pod uwagę. Tak, wiesz co, to jest minus, to jest też duży plus tego, że trzeba przepisać, bo przy przepisywaniu zastanawiamy się jeszcze raz, czy to zadanie faktycznie chcemy wykonać, czy aby na pewno, czy ten wysiłek na przepisanie to jest dla mnie metoda, którą tak właśnie rozważam, żeby spróbować znowu z papierem. Ja już nie umiem pisać.

Coś, co się poleca jeszcze lepszą. Korzystasz z post-itów, z żółtych karteczek. Rozpisujesz sobie po jednym działaniu na każdym post-itie, przyklejasz je do ściany, a potem czekasz. Te, które odpadną, to ich nie trzeba robić. Oby tylko przelew do ZUS, czy jakiś ten nie odpadł, bo to będzie, wiesz… Też metoda, nie?

Ale faktycznie, trochę sobie żartuję teraz, ale faktycznie dobrym momentem jest przepisywanie, bo patrzę z perspektywy cały czas metody, czyli GTD, że to raz, że zadajesz sobie pytanie, czy faktycznie chcesz to zrobić, a dwa, warto sobie też zadać pytanie, czy to aby na pewno jest moje najbliższe działanie, bo to, że czegoś nie robisz, często wynika z tego, że źle sobie to sformułowałaś. Na przykład teraz zima się zbliża, wymiana opony. Pojawia się takie hasło, pewnie wymiana opon na zimowe. Jeżeli sobie zapiszesz najbliższe działanie, wymienić opony, to się może okazać, że to działanie tam poleży dłużej niż byś chciała, dlatego że tak naprawdę to nie jest najbliższe działanie. Trzeba zadzwonić, umówić się.

Właśnie, a masz numer telefonu? Albo poszukać, najpierw to poszukać. To pytanie, czy to na pewno jest najbliższe działanie, jest tutaj kluczowe. Może się okazać, że masz drugie, trzecie czy piąte z kolei i coś się blokuje przed wykonaniem tego. Bo nie możesz tego zrobić, bo nie pojedziesz, bo się nie umówiłaś. Nie umówiłaś się, bo nie masz numeru telefonu, bo jeszcze go nie znalazłaś. I tak naprawdę to powoduje, że to działanie leży, bo jak je czytasz, wymienić opony, to nie mam czasu na to teraz, to następne.

Przeskakujemy, dlatego pewne rzeczy nam zostają i utykamy, czy one gdzieś utykają w tym naszym systemie podejściu, bo nie są najbliższymi działaniami, bo nie są określone właśnie w ten sposób.

Agata: To jest tak, mamy, tak jak powiedziałeś, że strona czy tam kartka to jest kontekst. Projekt, to załóżmy będzie projektem, będzie wymiana opon, to tam gdzieś tam mamy i sobie mam na tej liście jednej kartce. Ale przecież są jeszcze czas, że dzisiaj kiedyś czeka. Jak to właśnie oznaczałeś, co kropkami obok?

Jakub: Jeżeli chodzi o czas czy działania związane z konkretnym czasem, to tutaj miałem kalendarz, wtedy to był po prostu w telefonie. Czyli to takie stare czasy teraz właśnie wyjdą. Nokia jeszcze dominowała w tych czasach, 6030i. To były piękne czasy, trzy tygodnie na baterii. Także tak z sentymentem wspominam. W telefonie miałem kalendarz i do tego ten zeszyt. To był taki zestaw, który był idiotoodporny. W kalendarzu nie było wiele, więc opisywanie tego z klawiaturki telefonu nie sprawiało jakiegoś wielkiego problemu dla mnie.

A wszystko co było pozostałe, np. masz projekty z deadline’em, to odpisałem sobie obok nazwy projektu, pisywałem sobie deadline. Czyli za każdym razem jak skanowałem wzrokiem listę projektów, to widziałem przy których jest deadline, a przy których tego deadline’u nie ma. Bo nie zawsze będziesz miał jakiś deadline. Jakieś punkty odniesienia.

Chyba, że to było coś bardzo ważnego. Jakieś przypomnienie, które faktycznie chciałem, że mi wyskoczyło o konkretnego dnia, o konkretnej godzinie. To też wrzucałem sobie do kalendarza. Więc tutaj łączyłem jedno z drugim. Generalnie, narzędzie czy w ogóle taka idea, jeżeli chodzi o podział, logiczny podział narzędzia, to wszystko co pozwala Ci stworzyć listę i tę listę nazwać, czyli np. masz kartkę, gdzie jest nagłówek na kartce i tworzysz pod spodem listę, to wszelkiego rodzaju aplikacje, które pozwalają stworzyć listy i ponazywać je, już się mogą być wykorzystywane w Getting Things Done. Bo to, co jest Getting Things Done, to nic innego jak zestaw takich list. Plus kalendarz.

Kalendarz też jest listą o tyle specyficzną, że wszystko co w kalendarzu jest przypisane do konkretnej daty bądź za tej godziny. To na upartego można by powiedzieć, że wygodniej oczywiście w kalendarzu patrzy się przez pryzmat czasu, a nie przez pryzmat zadań. No ale można byłoby to sprowadzić na listę i pisać wszędzie datę bądź za tej godzinie, kiedy to jest do wykonania.

Agata: No tak, z tym, że tak jak przypominam sobie, chyba że to ja z innej jakiejś metody, gdzieś tam mi w głowie zostało, że też jest coś takiego, jak co mówiłeś, że <lang=”en”>someday, waiting i to nie jest ani kontekst, ani to nie jest projekt, ani to nie jest… To jest osobna lista, to jest osobna kategoria. <lang=”en”>Someday maybe, czyli kiedyś może, to jest lista, którą sobie prowadzisz.
Jakub: Jedyne zobowiązania, jakie masz wobec tej listy, to to, że raz w tygodniu na nią spojrzysz i zastanowisz się, czy faktycznie coś z tego chcesz robić, czy też nie. Odczekiwane, czyli te tematy, na których realizację czekam, one nie są wpisane w kalendarzu, bo na pewne rzeczy czekasz, ale nie umówiłaś się, kiedy masz je dostać, po prostu czekasz. Więc tu też masz listę. Jak się umówiłaś, no to wtedy możesz sobie dopisać deadline, po którym pasowałoby się przypomnieć, albo inną, wydaje mi się lepszą praktyką, jest to, żeby przy każdym tego typu wpisie zanotować sobie, kiedy to delegowałaś, czy kiedy to zaczęłaś czekać. Bo wtedy, jak przeglądasz sobie listy takich tematów, na które czekasz i widzisz, że na coś czekasz już tydzień, no to łatwo ci je oszacować, ocenić, czy to już się trzeba przypomnieć i kogoś ścignąć, czy może jeszcze możesz czekać dzień, dwa, pięć. Mając tę datę, kiedy zdelegowałaś, bo nie zawsze się umówisz na konkretny deadline, ale jakieś takie wewnętrzne przekonanie będziesz miała, takie zdroworozsądkowe, czy to już się przypomnieć, czy jeszcze niekoniecznie, mimo że nie był ustalony deadline.
Agata: No ma to sens, ma to sens. Wypytuję o ten zeszyt, dlatego że faktycznie myślę, że nie jestem osamotniona z tym problemem, że te wszystkie aplikacje są workiem bez dna. Po prostu tam można tyle wrzucić, aplikacje są tak pojemne do przyjmowania zadań i wiesz, jak to się kończy, prawda? I później też pamiętam, jak sobie robiłam w jakimś narzędziu pierwszy task, przenieść zadania z poprzedniego narzędzia.
Jakub: Tak, dokładnie, dokładnie.

Agata: Więc tak, dlatego podpytuję o ten zeszyt, bo faktycznie dla wielu może to być jakiś pierwszy problem, właśnie ten worek bez dna, a drugi, że no ok, ja sobie tutaj pracuję dużo z IT, z komputerami, a wiele osób dalej no lubi analogowe narzędzia, tak?

I to się sprawdza dla wielu osób, stąd też dopytuję, żeby pokazać, że ta metoda, podobno, tak jak mówisz i też tam na grupie, na której wspólnie jesteśmy, są osoby, które sobie chwalą, zszedł, żeby do tego wykorzystywać, korzystają i też ta moja ciekawość, jak to się dzieje, ale już sobie faktycznie umiem to jakoś uzmysłowić i wyobrazić.

Mam też takie pytanie dotyczące słynnych dwóch minut, bo to stąd zresztą, jak robiłam research, żeby zadać mądre pytania, nie wiem, czy mi się to udało, ale mam nadzieję, że słuchaczom się podobają, to trafiłam na artykuł o tym tytuł „Dlaczego nienawidziłem dwie minuty”. I w sumie troszeczkę to zrozumiałam. Tam gościu później wytłumaczył, że on sobie zrobił, zamienił dwie minuty na 30 sekund, bo to jest jeszcze mniejszy kawałek czasu, ale ja miałam z tymi dwoma minutami taki problem, że potrafiłam spędzić cały dzień na robieniu dwóch minut i rzeczy, że jeżeli coś nie zajmuje więcej niż dwie minuty, to wykonaj to od razu, tak?

Jakub: Jak najbardziej. Doprecyzowałbym, jeżeli dane działanie jesteś w stanie wykonać teraz i zajmie ci mniej niż dwie minuty, to robisz od razu. To jest jedno doprecyzowanie. Drugie doprecyzowanie dotyczy tego, kiedy tę zasadę stosujemy. Ona nie ma zastosowania zawsze. Ona ma zastosowanie wtedy, kiedy robimy analizę tego, co sobie zgromadziliśmy, czyli GTD, mamy inboxy, do których napływają sprawy albo sami sobie je gromadzimy, czyli właśnie typu inbox mailowy. I w momencie, kiedy, bo też może powiem, jakie jest takie podejście do pracy, chociażby z mailem, bo to też jest coś takiego, co nam może ładnie zobrazować, kiedy ta zasada dwóch minut ma zastosowanie. Otwierasz sobie skrzynkę, otwierasz sobie program, nie wiem, Outlooka czy jakąś inną aplikację do poczty i patrzysz na to, co przyszło w skrzynce odbiorczej i zaczynasz analizę. Analiza polega na tym, że finalnie ty opróżnisz tę skrzynkę odbiorczą, nie wykonując wszystkiego czy kasując wszystkie maile, ale podejmując decyzję, co z każdą z tych wiadomości trzeba zrobić i zapiszesz sobie te informacje gdzieś w tym już swoim docelowym systemie przypomnień, czy to będzie papierowy, czy elektroniczny, ale finalnie te wiadomości ci nie zostają w skrzynce odbiorczej.

To jest też coś, co pewnie część osób oglądających nas spotkała się z taką metodą Inbox Zero, czyli czyszczenie skrzynki do zera. To nie znaczy skasowanie wszystkiego, ale przeniesienie tych wiadomości, bo założenie inboxu jest takie: tam trafiają rzeczy, których jeszcze nie podjąłem decyzji, co one dla mnie oznaczają, co ja z nimi mam zrobić. Więc to jest idea inboxu, tam są nowe tematy. W momencie, kiedy ja się z tym zapoznałem, to wtedy one stamtąd znikają, przechodzą gdzieś indziej. Są już uporządkowane w innych miejscach.

Czyli w tym procesie stosujemy zasadę dwóch minut, bo jeżeli trafiasz na maila, na którego można odpisać w dwie minuty lub krócej i mieć temat z głowy, to nie ma sensu zapisywanie sobie przypomnienia, że masz odpisać na tego maila, bo mniej więcej tyle, czyli około dwóch minut zajmie ci zapisanie sobie tego, a potem odszukanie tego na twojej liście przypomnień, żeby zabrać się za odpisywanie, skoro odpiszesz, masz z głowy. Dlatego ta zasada dwóch minut jest taka popularna.

Tylko to są dwa problemy. Pierwszy problem dotyczy tego naszego wyobrażenia, co to są dwie minuty. Czyli wydaje nam się, że to są dwie minuty, ale jakbyś tak stoper włączyła, to się okazuje, że to były trzy, pięć, siedem, w połowie do trzynastu minut. Bo to odpisanie na maila, to zaczęło się bardzo ładnie, potem napisałaś ze trzy zdania, potem zamieniłaś im kolejność, potem gdzieś coś ci nie siadło, potem jeszcze chciałaś sprawdzić, czy na pewno dobrze sformułowałaś to zdanie i nagle ci się robi siedem minut z tych dwóch. A to już nie są dwie minuty.

To jest taka dosyć istotna kwestia, że to są dwuminutówki. Czyli tak obrazowo to są maile, na które można odpisać „tak”, „nie”, jednym zdaniem maksymalnie. To są tego typu wiadomości. I to wtedy są dwuminutowe działania. To, o czym powiedziałaś, że można spędzić cały dzień na robieniu dwuminutówek, jeżeli się stosuje Getting Things Done, to to się nie wydarzy. Dlatego, że musiałabyś cały czas mieć otwartą skrzynkę i analizować, czyli być w tym procesie analizy nadchodzących rzeczy, żeby reagować na te dwuminutówki. To jest coś, z czym się…

Podejście mamy takie. Otwieram sobie Outlooka, analizuję to, co przyszło, podejmuję decyzje, wykonuję dwuminutowe rzeczy i tylko dwuminutowe rzeczy. I wychodzę ze skrzynki odbiorczej, nie żyję w niej i przenoszę swoją uwagę na moje listy, gdzie mam najbliższe działania, gdzie mam projekty, gdzie mam te rzeczy, które praktycznie powinienem się zajmować.

Właśnie włączyłam te nowe, które napłynęły, włączyłam do tego zbioru, który jest kompletny i na którym pracuję. I wracam do tego Outlooka za pół godziny, godzinę, pół dnia, jutro, w zależności od tego, jaki masz charakter pracy, jak często musisz sprawdzać pocztę. Ale nie masz cały czas skrzynki otwartej.

To nie jest tak, że pozwalasz sobie na to, żeby cię odrywały maile, które do ciebie przychodzą, tylko zaglądasz tam z jakimś interwałem czasowym, co jakiś czas zaglądasz, analizujesz i wtedy stosujesz metodę dwóch minut. W pozostałych przypadkach już jej nie stosujesz. I to jest coś takiego, co się pojawia jako zarzut, być może, czy taki kontrargument, że na dwuminutówkach można spędzić cały dzień. Tylko w realu trudno mi jest sobie wyobrazić taką sytuację. Musiałabyś być non stop bombardowana drobnymi rzeczami, o których wcześniej nie wiedziałaś.

Agata: Tutaj podałeś przykład maila i się zgadzam z tym, że jeżeli nie rozumiem, czasem z przerażeniem patrzę, jak dostaję po dwóch sekundach odpowiedź od ludzi, że niektórzy po prostu mają zawsze włączonego tego maila i te powiadomienia. Ale dobra, nie oceniajmy. Kiedyś się zakopywałam w tym.

Pierwsza rzecz to właśnie te przeglądy tygodniowe. Właśnie idąc przez ten przegląd, ja zaczynałam wykonywać, a to dwa, dwie minuty, to nie będę na następny tydzień przesuwała, tylko wykonam teraz. I wtedy te przeglądy się zaczynały robić długie, długie, długie. I później każdy kolejny przegląd, po prostu to był lęk, że ja znowu, to nie będzie pół godziny, to nie będzie godzina, tylko to będzie normalna praca. A ja chciałam to robić sobie w niedzielę, bo czasem w sobotę, bo jako freelancer czasem w sobotę pracuję, bo w tygodniu mam wolne, więc ja mam w niedzielę na świeży umysł, żeby w poniedziałek zacząć sobie tam zadania. No i to był pierwsza rzecz, że właśnie to mi przestało wychodzić.

A drugi problem, jak sobie faktycznie mówię, dobra, to nie robisz tych dwóch minutówek, tylko zrobisz je jutro. I sobie jakoś oznaczałam, że to są te dwie minutówki. I wtedy faktycznie na te takie bardziej, też nie chcę powiedzieć, że te dwie minutówki nie są istotne, bo w końcu chcę je zrobić.

Jakub: To może być bardzo istotne.

Agata: Tak, dokładnie. To może być opłacenie faktury klientowi, albo zrobienie przelewu do ZUS-u, albo coś takiego.

Jakub: To mogą być tego typu proste rzeczy.

Agata: Tak, dokładnie. Z tym, że te projekty, które mam, załóżmy na timelinie, bo jestem za nie w pracy odpowiedzialna, albo mam trzech klientów, i tutaj właśnie takie rzeczy, które, a tutaj zadzwonić do lekarza, a tutaj coś, tutaj coś. I się wszystko rozjeżdżało. Lekarz też jest priorytetem. I wiesz, z tym miałam właśnie taki, gdzie znaleźć ten balans tych dwóch minutówek. Faktycznie później sobie znalazłam tak, że żadne dwóch minutóweki z rana, kiedy najlepiej mi się robi takie rzeczy, z którymi później, jak nie zacznę ich od razu, to już się nie zadzieją. Ale nie wiem, czy dobrze wyjaśniłam ten właśnie problem z tymi dwóch minutówkami.

Jakub: Domyślam się, co mogło to spowodować, czy tak się u Ciebie wydarzyło, jak się wydarzyło. To, że nie zastosowałaś tej zasady. Wrócę do samego początku naszej rozmowy, tak jak Ci powiedziałem. Metoda składa się z najlepszych praktyk, które się ze sobą wzajemnie spinają i uzupełniają, czy wzmacniają się.

Więc jak masz zasadę, która mówi, że czyścisz sobie skrzynkę odbiorczą, mailową, czy inbox papierowy na fizyczne przedmioty, czy jakieś rzeczy, nie trzymasz spraw w głowie generalnie, tylko je analizujesz. Regularnie sobie czyścisz to wszystko. Regularnie oznacza raz na dzień mniej więcej.

Agata: Tak.

Jakub: Albo częściej. No to wtedy od razu odsiewasz dwuminutówki, a w trakcie tego oczyszczenia je wykonujesz. One Ci już nie zostają. Natomiast jeżeli tego nie robisz w ciągu, to jest taką częstotliwością jak tutaj, czyli że to jest przynajmniej raz dziennie, czy raz na 24 do 48 godzin, no to wtedy podczas tego przeglądu tygodniowego one Ci się nagromadzą. Jest ich całkiem sporo. A jednym z pierwszych kroków przeglądu tygodniowego jest właśnie oczyszczenie wszystkich inboxów. I faktycznie rozjeżdża nam ten przegląd.

Chociaż de facto jakby na to popatrzeć, to to nie jest przegląd, bo to jest przygotowanie się do przeglądu poprzez oczyszczenie inboxów. Więc gdybyś czyściła inboxy, czy jak wiesz, bo ja nie mówię tego, mam nadzieję, nie odbierasz tego w ten sposób z wyrzutem, tylko pokazuje związek przyczynowo-skutkowy, że jeżeli czyścimy inbox regularnie, to przegląd tygodniowy zaczynamy z prawdopodobnie wyczyszczonym inboxem, no bo zrobiliśmy to godzinę temu albo jakiś czas temu i tam wpadły dwie, trzy rzeczy może nowe.

I to już nie jest przegląd w postaci tego, że najpierw muszę doczyścić wszystkie rzeczy, a dopiero potem przeglądać, tylko zaczynam od przeglądania, bo już mam doczyszczone. Więc to jest ten związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy regularnym i przeczyszczeniem inboxów, czyli analizowaniem i porządkowaniem, a wykonywaniem tego przeglądu tygodniowego.

Czyli to są te dwuminutówki i je odfiltrowujesz po prostu w momencie, kiedy one się pojawiają na twoim radarze. I one potem już nie istnieją, no bo już zostają ci tylko te działania, które zajmą ci więcej niż dwie minuty.

Agata: Jak najbardziej się z tobą zgadzam i nie odbierałam tego jakoś źle i to wręcz sobie dodałam, sama dorzuciłam, że mi się nagromadziło, bo ja po prostu, no, popularny błąd chciałam zrobić za dużo w jednym tygodniu. Wiesz, ja sobie powrzucałam na dany tydzień multum rzeczy i później faktycznie tych, a codziennie nam coś dochodzi, prawda? Bo coś się rozjedzie, coś wpadnie, coś wypadnie i faktycznie to miało, znaczy miało, ma sens to, co mówisz.

A jak już mówimy, tak poruszyliśmy takie błędy, to jakie jeszcze błędy takie, oprócz tych, które ja popełniałam i popełniam pewnie, może znasz, które po prostu, wiesz, czy blokują przed sprawdzeniem tej metody, czy właśnie też z doświadczenia, jak widziałeś, z czym ludzie się borykają.

Jakub: Wiesz co, jak ze wszystkim, co nowe, również z Getting Things Done wiąże się kwestia zmiany pewnych zachowań. Tak bardzo często, jak ktoś się spotyka z tą metodą, no nie rodzimy się z tym podejściem, tak, tylko gdzieś wcześniej wypracowaliśmy, wyuczyliśmy się czegoś, co działało do tej pory i doprowadziło nas do tego miejsca, w którym jesteśmy. Więc zmiana taka, na przykład, myślenia z myślenia projektowego na myślenie kontekstowe, czyli tymi najbliższymi działaniami, to jest pewna zmiana, którą trzeba świadomie sobie wdrażać, czyli łapać się na tym, że a, znowu ufadłem te stare kolejny myślowe, tak, i wracać do tego. Więc to jest taka, jedna z barier, która się pojawia, że pewne nawyki trzeba zmieniać, tak.

Druga rzecz, ja tak czasem obserwuję, zadaję sobie pytania, dlaczego ludzie robią inaczej i na przykład dlaczego ludzie żyją w tej skrzynce odbiorczej i wszystko tam mają, tak, czy jakby nie czyszczą jej, tylko sobie wielokrotnie, to się chyba każdemu z nas zdarzyło, że kliknęłaś, pobierz nową pocztę, nic się nie zmieniło, kliknęłaś jeszcze raz, no bo chyba coś nie działa, bo przecież powinno przejść coś nowego, nie. To jest taka przypadłość, którą też mamy, którą się tłumaczy właśnie takim potrzebą tego zastrzyku dopaminy, tak, żeby przyszło coś nowego, a nóż przyjdzie jakaś pochwała, coś pozytywnego.

W 90% przypadków przychodzi więcej pracy albo coś negatywnego, ale są takie momenty, w których dostajemy maila, który nas ucieszy. To jest jak z jednorękim bandytą, tak, że za którymś tam razem wypadnie, jak pociągniemy za tą wajchę, to wyskoczy ten, nie wiem, tam trzy cytrynki i dostaniemy nagrodę. I tutaj jest podobnie, dlatego ludzie się trochę uzależniamy od tego inboxu.

Tak samo, wiesz, działają wszelkie portale social mediowe, gdzie tam non stop się coś pojawia, raz na jakiś czas to jest sensownego. Więc to jest taka też pułapka, że tu zmieniamy podejście, że e-mail nie jest naszym centrum, gdzie mamy 100% uwagi, wręcz zachęcam ludzi do wyłączenia powiadomień o nadchodzącej poczcie, do tego, żeby nie tylko dźwiękowych, ale również tych wizualnych, żeby się nie odrywać od pracy. Więc to są pewne wyzwania, takie zmiana podejścia, która powoduje, że nie u wszystkich się to sprawdzi, bo te poprzednie nawyki były tak silne, że, wiesz, można uznać, że to jest błąd, a z drugiej strony to jest po prostu walka ze swoimi starymi przyzwyczajeniami.

Druga taka kwestia, która jest taką przeszkodą we wdrożeniu, to narzędzia, czyli wybranie sobie narzędzia, którego nie czujemy, które nie jest na bliskie. No i tu masz opór w postaci tego, że np. nie rozumiesz, jak działa narzędzie, albo masz wrażenie, że ci pewne informacje umykają, gdzieś giną w czeluściach tego narzędzia, a to z kolei powoduje, że metoda przestaje działać, no bo ona działa tak najlepiej wtedy, kiedy zwalniasz umysł z konieczności pamiętania o sprawach.

A żeby umysł odpuścił, jeżeli chodzi o pamiętanie o sprawach, żeby ci nie zadręczył ten, że masz kupić mleko, no to musisz mieć jakieś miejsce, w którym ufasz, że jak sobie tam zapiszesz, że masz kupić to mleko, to potem spojrzysz na tę listę, albo w jakiś sposób to narzędzie ci przypomni, że masz tam spojrzeć i nie przegapisz okazji, żeby kupić mleko. W przeciwnym wypadku umysł nie odpuści, będzie ci rozpraszał cię, bo to są rozpraszacze zewnętrzne, o których powiedziałem chociażby te maile, i masz rozpraszacze wewnętrzne.

Wiem, że skaczę po tematach teraz, ale to wszystko mi się łączy. Te rozpraszacze wewnętrzne to właśnie to takie myślenie, ile ja mam spraw na głowie, nie mogę się skoncentrować na jakiejś jednej czynności teraz, bo to jest strasznie dużo na głowie, non stop mi się przychodzi coś do głowy, ale nie mogę się tym zająć, bo to nie teraz, a później w innym kontekście, w innej sytuacji. To też jest coś, żeby uwolnić od tego chaosu, tego natłoku myśli, trzeba je wyrzucić z głowy, wyrzucić z głowy do narzędzia, któremu ufamy.

To zaufanie tutaj jest bardzo ważnym aspektem, że jak wiem jak działa Outlook, bo pracuję nad nim od 10 lat i znam go na wylot, to sugeruję Outlooka. Jak ktoś w życiu Outlooka na oczy nie widział, albo używał sporadycznie, to prawdopodobnie nie będę sugerował Outlooka, tylko zasugeruję coś z palety googlowskich narzędzi, bo też można. Więc jakby to wszystko jest kwestia indywidualna i też takie, hmm, hmm, nie wiem jak to nazwać, powierzchowne potraktowanie metody, jest trochę jak z obieraniem cebuli. Jak zerwiesz jedną warstwę, pojawia się kolejna.

Czyli jak opanujesz pewne rzeczy, takie bardzo twarde, narzędziowe właśnie, że są takie listy, takie kategorie, tak to trzeba opisywać, to potem się pojawia coś, czego wcześniej być może się nie dostrzegało, co jest kolejną warstwą pod spodem, tak? To, to bardzo często, jak gdzieś czytam jakieś recenzje, artykuły, czy opinie o metodzie, to mówią to osoby, które albo tej metody nigdy nie wdrożyły, nie stosowały, czyli po prostu gdzieś tam, wiesz, coś przeczytały, albo nawet całe książki nie przeczytały i wyrażają swoją opinię, albo są to osoby, które nie zrozumiały tej metody.

Znaczy, albo nie znają, albo nie rozumieją, bo poświęci trochę czasu i energii, oczywiście, na poznanie tej metody, no i ja, tak się powiedziałem, od nastu lat próbuję znaleźć mi dziurę. I mi się nie udało. Za każdym razem, jak wydawało mi się, że znalazłem jakąś dziurę, że coś nie działa, coś jest błędne, coś, to się okazywało, że to jest coś ze mną, nie tak? W sensie, ja coś źle zrozumiałem, a nie z tą metodą, tak? Pod tym względem idealne narzędzie, idealne podejście.

Ale to też tak sobie myślę, że to nawet, jak ktoś, załóżmy, słucha nas i myśli, kurczę, może faktycznie ja coś nie tak robię, bo załóżmy w firmie, czy tam znajomi, czy z tego korzystają, to też myślę, że tutaj nie ma nic wstydliwego w tym, że tego nie zrozumieliśmy, nie? Bo faktycznie tutaj jest trochę tych zawiłości. Jest jak najbardziej.

To też też to, co uczestnikom warsztatu mówimy, to to, że żeby nie oczekiwali od siebie po ukończeniu tego warsztatu, że nagle będą w tej metodzie wiedzieć wszystko, bo to jest nierealne oczekiwanie. To, co zdobywa się po czy przeczytaniu książki, wdrożeniu tej metody, to zdobywa się taki fundament, bazę do tego, żeby zacząć z niej korzystać.

To trochę jak porównam z nauki jazdy samochodem, że można przejść przez kurs nauki jazdy, podejść do egzaminu, nawet go zdać. Pytanie, czy jesteś wtedy pełnoprawnym kierowcą? Tak. Formalnie tak. Ale czy znając siebie i swoje doświadczenia za kółkiem, powiesz, że jestem doświadczonym kierowcą? Nie powiesz, bo dalej to się jeszcze popełnia wtedy głupie błędy. Zresztą wymaga to pewnego czasu, żeby móc przejechać z miejsca, nie wiem, z domu do biura, albo gdzieś na jakąś dłuższą trasę, dojechać szczęśliwie i nie pamiętać tej trasy. Bo nie myślałem już o tym, jak się prowadzi samochód, gdzie mam na którym pasie jechać, czy mam już redukować bieg, czy jeszcze nie. Tylko rozmyślałem o czymś innym, albo zastanawiałem się, jak to będzie, jak już dojadę na miejsce. Tak?

Więc jakby tak samo jest metodą, że na początku ta uwaga się koncentruje na tym, jak to wszystko działa, a potem przychodzi taki moment, kiedy to po prostu sobie jest częścią Ciebie, częścią Twojego sposobu funkcjonowania i nie zastanawiasz się, jak się stosuje Getting Things Done, tylko gdzie, bazując na tym narzędziu, na tym podejściu, na tej metodzie, gdzie chcesz dojechać, co chcesz w Twoim życiu urzeczywistnić, co chcesz, żeby się zmieniło.

Także tutaj oczekiwanie, że będę od razu wszystko wiedzieć. Jako osoba, która najpierw czytała książkę, bo to była trochę moja początki z metodą, przeczytałem książkę i to jeszcze nieszczęśliwie polskie tłumaczenie, które wtedy, w tamtych czasach było tak średnie, bo tłumacz, mimo że dobrze przetłumaczył na język polski metodę, to niekoniecznie wiedział, o czym jest metoda, stylistycznie było po polsku, natomiast o co chodzi autorowi, to naprawdę trzeba było się zmierzyć.

To było dosyć dużym wyzwaniem, przeczytanie książki i wdrożenie tej metody w oparciu o tę wiedzę, bo trudno jest zapytać autora, jak czytasz coś i nie rozumiesz akapitu, to może liczyć na to, że na dwie strony dalej coś na ten temat jeszcze wspomni i wyjaśni. A więc pod tym względem jest to pewne wyzwanie, bo trudno jest zapytać autora, co miał na myśli. To jest coś, co trzeba wziąć pod uwagę, wdrażając, ucząc się czegokolwiek nowego, że będą jakieś błędy, będą jakieś nieporozumienia i stąd też te przeglądy tygodniowe, o których wspominałeś, że są dla ciebie takim trochę utrapieniem, nie jesteś osamotniona, to jest najczęściej wymieniany taki najtrudniejszy element tej metody, przegląd tygodniowy z dwóch powodów.

Dlatego, że bardzo często nie mamy takiego podejścia, takiego zwyczaju, żeby raz w tygodniu się zatrzymać, zastanowić nad tym, na jakim etapie jestem i w którą stronę zmierzam. A drugie to jest to, że przegląd tygodniowy wymusza spojrzenie prawdzie w oczy. Często zachowujemy się jak dzieci w przedszkolu. Zamykam oczy i udaję, że mnie nie ma. Tak samo nie patrzę na te listy, to znaczy, że nie mam tych zobowiązań. Piotrek tym zna, że podejście jest odwrotne. Chcę widzieć to, do czego się zobowiązałem, żeby mógł inaczej reagować czy bardziej adekwatnie reagować na nowe rzeczy, które do mnie wpadają.

Przegląd tygodniowy służy właśnie też korekcji. Patrzysz sobie na te swoje zapiski i jak wyłapiesz, że coś nie jest najbliższym działaniem, bo źle zrozumiałaś, bo się pomyliłaś, to jest ten moment na autokorektę, że po prostu myślisz, że bez sensu nazwałem ten projekt albo to najbliższe działanie.

Przegląd tygodniowy daje ci okazję na interakcję ze swoim systemem, czy jakkolwiek dziwnie to zabrzmi, że wrzucasz, wrzucasz, wrzucasz, po czym przegląd tygodniowy jest, ale sobie nawrzucałem. Wniosek jest taki, że może nie będę wrzucał aż tyle następnym razem. Ale to nie wiesz, że kolejny tydzień będzie lepszy i inny więcej zrobimy?

Oczywiście, tylko jak robisz taki przegląd w tygodniach czy po pół roku znowu masz ten sam problem, to trudniej oczekiwać innych rezultatów. To jest pewien feedback dla ciebie. System ci daje informację, że masz na przykład za dużo projektów w tym obszarze, a w innym obszarze masz być może za mało. Albo że masz jakieś takie projekty czy działania, których nie podejmujesz i one tam wiszą. Wtedy warto sobie zadać pytanie, dlaczego ja tego nie robię.

Bo generalnie z naszymi zobowiązaniami czy listami działań jest tak, że one nie są dla nas neutralne. One nas albo przyciągają, albo odpychają. Albo chcesz coś zrobić, albo muszą cię wapchnąć w kierunku, żebyś to zrobiła. Bardzo rzadko to są takie rzeczy, które są dla ciebie kompletnie obojętne. Jakie jest mój stosunek emocjonalny do tego zobowiązania? A potem dlaczego? Wtedy albo sobie to możesz jakoś przeformułować trochę inaczej, żeby to było dla ciebie bardziej podciągające. Albo możesz dojść do wniosku, że w tym nie ma sensu.

Czy nie widzisz tego sensu. I też masz dwie opcje. Poszukasz tego sensu albo stwierdzasz, że to jest OK. To, że raz trafiły na listę, możesz stwierdzić, że po miesiącu to był głupi pomysł. I nie robić. My też ewoluujemy, dowiadujemy się o sobie coraz to nowych rzeczy, mamy więcej wiedzy. I bardzo często mam taką refleksję, że ubijam pewne tematy.

Albo wręcz zdarzało mi się chyba w tym okresie pracy z metodą ogłosić bankructwo. Czyli po prostu stwierdzałem, że muszę zacząć od nowa. Czyli wszystko wyrzuciłem, bo tak sobie przekombinowałem to podejście. To te narzędzie, z którego korzystałem, czy zapisałem sobie bardzo dużo rzeczy zobowiązań codziennie bez sensu. Wyrzucam, tak jakbym przeżył jakąś katastrofę, ppowódź i po prostu utraciłem dane. I odtwarzam z tego, co na ten moment jest dla mnie istotne. I pracuję, zakładam od nowa.

To też jest pewien sposób radzenia sobie z natłokiem już nie tyle takich… raczej z brakiem filtracji u siebie. I teraz bardzo dużo rzeczy odrzucam na etapie gromadzę dalej bez żadnej oceny. Jakakolwiek potencjalnie istotna myśl mi przyjdzie do głowy, ale na etapie analizy jestem dosyć restrykcyjny. Zastanawiam się, czy ja na pewno będę chciał to zrobić. Nie, usuwam. Czy ja na pewno? No może kiedyś. OK, na listę kiedyś może. Ale nie ładuję wszystkiego z automatu na listę projektów na bliższych działań. Nie mam takiego podejścia, że skoro to do mnie trafiło, to znaczy, że ja się tym muszę zająć. Nie.

Nie wszystko, co do Ciebie trafia, będzie wymagało od Ciebie działania. To jest taka decyzja, którą też każdy z nas podejmuje. Dużo łatwiej się podejmuje, jeżeli wiesz, ile już masz tych działań na tych swoich listach. Czyli jak masz dołączyć 158 projekt, to raczej go nie dołączasz. Ale jeżeli przypomniałaś sobie, że tak, o ostatnich pięciu projektach pamiętasz, ale o pozostałej setce w tym momencie Cię one nie do głowy nie przyszły, no to weźmiesz ten szósty. Bo wydaje Ci się, że masz tylko sześć. Nie jest ich sześć, tylko 106. To są takie rzeczy, które warto brać pod uwagę.

Agata: Tak, dokładnie to mi się odsłania. Taka historyjka związana właśnie z podcastem. Ktoś mi powiedział, że w którymś tam filmie czy właśnie podcaście jest, dwa razy jest mój wstęp. No i ja chyba, ja nie wiem ile tygodni, miesięcy przekładałam z poprawienie tego. Ja nie wiem, czy ja po prostu nie chciałam przyznać się, że coś takiego, że taki błąd, bo teraz jak na to patrzę, to nic wstydliwego, że czegoś nie zauważyłam. Ale pewnego dnia stwierdziłam, ojeju, jedna osoba to zauważyła, albo zgłosiła mi. To nie jest istotne, daj spokój.

A z kolei druga mi się rzecz, jak mówiłeś, przypomniała, że pewnie mogą się pojawić głosy: No tak, ale jak mi szef daje zadanie, to jak ja mogę powiedzieć, że tego nie zrobię? Albo właśnie mieć taki, że nie chcę tego zrobić i co tutaj z tym zrobić.

Jakub: Pierwsza rzecz mi się pomyślała, że jeżeli nie widzisz sensu, to pogadaj z szefem. Druga rzecz. Jeżeli masz do tego, jak się nie boisz się, to ja np. teraz mówię ludziom, z którymi współpracuję, to jest zadanie, które potencjalnie będzie u mnie leżało długo. Jeżeli nie będziesz mnie cisnąć, to to się nie wykona, bo ja będę z tym prokrastynowała, bo dlatego, dlatego, dlatego. Albo poszukać właśnie, jak się nie boisz się, to też nauczyć się.

Albo po prostu zmienić prace proste. Jeżeli nie lubimy tego, co robimy, to ja wiem, że ja już poszłam tak głęboko w temat, ale też no, ja też jeszcze całkiem niedawno, też zmieniłam zupełnie kierunek, z jakim idę, bo po prostu za dużo było tych rzeczy, z którymi po prostu miałam, do których miałam negatywny stosunek.

Dwie kwestie. Jedna to perfekcjonizm, a druga to prokrastynacja. To są takie kwestie, które nam się przewijały w tej rozmowie już dłuższą chwilę, natomiast wydaje mi się, żeby na nich się chwilę poświęcić na te dwie rzeczy. Perfekcjonizm jest formą prokrastynacji. Ja się śmieję, że jestem perfekcjonistą obecnie na odwyku.

Agata: A to chciałam właśnie za chwilę ci… Właśnie jak już mówisz, dlaczego na odwyku i jak ten odwyk wygląda, bo ja też chcę.

Jakub: Też chcesz, dobra. Dam ci namiary na ośrodek odwykowy. Nie, żartuję, bo chodzi o to, że bardzo wiele rzeczy u mnie utyka, dlatego że chcę je zrobić na 100%. Czyli moja poprzeczka, jeżeli chodzi o poziom wykonania, jest bardzo, bardzo wysoka. I to, czego się nauczyłem, czego się uczę dalej, to jest odpuszczanie sobie, jak to jest takie ładne powiedzenie po angielsku, better done than perfect.

Lepiej jest coś faktycznie wykonać, i tu z tym walczę świadomie. Jeżeli myślę o perfekcjonizmie, to był taki element, który bardzo często powodował, że ja się za coś nie zabierałem, bo sobie wyobrażałem te wszystkie elementy, które muszą być dopięte na ostatnie guzik, żeby uznał to za skończone. I przerastała mnie to monstrum, związane z tym zobowiązaniem.

I tutaj jedną z rzeczy, którą stosuję, są dwie taktyki, które stosuję. Jedna to jest właśnie odpuszczanie sobie, czyli obniżanie tego poziomu, którym powiem, że jest zrobione, a druga taktyka to jest podchodzenie do tego jak małymi kroczkami, czyli koncentrowanie się właśnie na tych najbliższych działaniach. Wracając do tej prokrastynacji, być może słyszałaś o tym, bo to dosyć znany przykład.

Agata: Nie, nie słyszałam, opowiedz.

Jakub: Wyobraź sobie, że jesteś w sklepie spożywczym, podchodzisz do działu z warzywami i owocami, gdzie stoi taki kosz wypełniony pięknymi, żółtymi, dojrzałymi cytrynami. I bierzesz taką najładniejszą, wąchasz, nawet pięknie pachnie, kładziesz ją sobie na desce do krojenia, bierzesz nóż, kroisz ją na połówkę, ociekam tym sokiem, przewracasz tam połówkę i jeszcze raz kroisz na połówkę, żeby mieć ćwiartkę cytryny. Bierzesz tę ćwiartkę cytryny do rąk i wywijasz ją na lewą stronę, tak że pryska ci po oczach i wgryzasz się w ten miąższ. I teraz pytanie, czy pojawiło się chociaż trochę więcej śliny w twoich ustach? Czy masz taki efekt, że nagle ślinianki ci się ruszyły? To, co się wydarzyło w tym momencie, to nasz umysł wywołał fizyczną reakcję organizmu. Wyobraźnia, bo nie jadłaś przed chwilą cytryny. To jest coś, co wywołał fizyczną reakcję organizmu. Podobnie jest w przypadku tych naszych zobowiązań. Wiesz, kto jest najbardziej narażony na prokrastynację?

Agata: Nie, kto?

Jakub: Osoby inteligentne z dużą wyobraźnią i empatią. Dlaczego? Dlatego, że one są w stanie sobie wyobrazić, jakie to robienie będzie trudne. Nawet poczuć to. To jest dokładnie ten sam mechanizm.

Dlatego przedstawianie sobie spraw, które są duże jako duże, powoduje, że dostajemy takiego paraliżu. Dużo łatwiej nam jest coś odłożyć na później, na zasadzie prokrastynacji, niż zajęć się tym. Podejście, które bardzo pomaga, to jest myślenie najbliższymi działaniami. Koncentrujesz swoją uwagę tylko na najbliższej, fizycznej czynności, która popchnie ten temat do przodu. I tylko to wykonujesz. Jak to wykonasz, to możesz przerwać, możesz kontynuować.

To już nie jest takie duże coś, tylko to mała rzecz. Nawet jeżeli to mail, na którego masz wysłać, i kompletnie nie wiesz, jak się do tego zabrać, to nic nie stoi na przeszkodzie, żeby sobie napisać jedno zdanie w tym mailu. Zawsze będziesz jedno zdanie dalej. I możesz przerwać, ale już jesteś krok do przodu.

Tutaj się włącza kolejny mechanizm, który jest w naszych głowach. To jest taki mechanizm, który powoduje, że jak nasz umysł zaczniemy o czymś myśleć, to on chce dołączać tę pętlę. Zresztą w ogóle jest takie powiedzenie, że jak coś zaczniesz, najtrudniej jest zacząć. Jak już zaczniesz, to już jakoś leci. To jest takie podejście, które można na sobie stosować. Z tą metodą, czyli myśleniem najbliższymi działaniami. Jak zrobisz to najbliższe działanie, to zaczniesz się tym kolejnym. To jest jedna rzecz, która bardzo pomaga w tym odkładaniu, w tej prokrastynacji. A druga rzecz to jest precyzyjne określenie sobie tego pożądanego rezultatu, czyli tego, co ja faktycznie chcę zrealizować.

Agata: O, to ciekawe, nigdy tak o tym nie myślałam.

Jakub: Często nie do końca wiemy, w którą stronę zmierzamy. Masz projekt X, który jakoś brzmi, ktoś ci go przekazał na zasadzie no zajmij się tym, ogarnij. I mówisz, no tak, ogarnę. Po czym siadasz i zastanawiasz się, ale co ja właściwie, jak to ogarnij, co tak naprawdę trzeba dowieźć? I przez to, że to nie jest doprecyzowane, to odwlekasz. Jaki jest sens zmierzania w kierunku, zaangażowanie się w coś, co nie wiesz, jak będzie finalnie wyglądać.

Więc prokrastynacja może wynikać też z takiego stanu zawieszenia, że nie mamy do końca jasnego wyobrażenia, jaki jest ten pożądany rezultat. Więc to dwie rzeczy, które mogą pomóc, to jest doprecyzowanie sobie, co to jest i kto to jest. Jeżeli tego nie wiemy, no to trzeba rozmawiać z osobą, która przekazuje zadanie, żeby to było jasne. Więc taka rzecz.

Często nie do końca wiemy, w którą stronę zmierzamy. Masz projekt X, który jakoś brzmi, ktoś ci go przekazał na zasadzie no zajmij się tym, ogarnij. I mówisz, no tak, ogarnę. Po czym siadasz i zastanawiasz się, ale co ja właściwie, jak to ogarnij, co tak naprawdę trzeba dowieźć? I przez to, że to nie jest sprecyzowane, to odwlekasz. Jaki jest sens zmierzania w kierunku, zaangażowanie się w coś, co nie wiesz, jak będzie finalnie miało wyglądać. To taka pułapka, w którą wpadamy.

W Getting Things Done właśnie mamy taką wskazówkę czy dobrą praktykę, żeby projekty nazywać w postaci pożądanych rezultatów. Czyli po czym poznasz, że ten projekt zakończył się sukcesem. Co masz dowieść konkretnie. I wtedy widzisz to, jak to ten efekt ma wyglądać, no to jesteś w stanie sobie do tego zmierzać. A w momencie, kiedy to jest takie, nie wiadomo, co autor miał na myśli, to trudno jest się zabrać do tego, żeby to w ogóle ruszyć.

Więc to są takie pułapki, które mnie one śmieszą, ale przez to, że jestem ich świadomy i że wiem, że dotyczą każdego, w tym mnie również, to podchodzę z taką dużą wyrozumiałością do siebie. Kiedyś byłem bezwzględny, bo uważałem, że właśnie jestem robotem, czyli emocje mnie nie dotyczą i tak naprawdę ta praca, coś jest ze mną nie tak, bo nie wykonuję wszystkiego na 100%. Czyli to przed odwykiem.

A teraz, jak jestem na odwyku, to mam dużo więcej wyrozumiałości dla siebie. Tak, to jest trudne. To właśnie prokrastynacja, perfekcjonizm, to moja stała ekipa. Myślę, że wiele osób ma z tym problem, zwłaszcza jak tutaj gnamy. Jesteśmy oboje z Warszawy, więc ten świat też troszeczkę inaczej tutaj wygląda niż gdzie indziej. Wspomniałeś o książce, od której zaczynałeś.

Agata: Chciałam właśnie się ciebie spytać, czy w tym momencie osoby, które by chciały albo wrócić do metody, bo ją testowały i nie wyszło, czy mogą zacząć, od czego powinny, po co sięgnąć.

Jakub: Odpowiedź, oczywiście, to zależy. To zależy, jak to konsumuje. To, co mogę powiedzieć apropos książki, to tak, są dwa wydania. Obecnie jest drugie, odświeżone wydanie. One się pojawiły na rynku amerykańskim w 2015 roku, w Polsce chyba 2016. I od tego czasu to jest to poprawione. To, gdzie, trochę nieskromnie powiem, współpracowałem jako osoba taka korekta merytoryczna, czyli współpracowałem z tłumaczem nad tym, żeby właśnie te pojęcia były spójne i żeby nie było jakichś takich niezrozumiałych fragmentów z perspektywy samej metody. Język angielski, to oczywiście bardzo wygodnie się to czyta w oryginale, bo język angielski jest dużo bardziej, takim bym powiedział, jest gęstszym językiem.

To, z czym się porykaliśmy w procesie tłumaczenia, to było właśnie to, że jedno zdanie Davida, zresztą on mówi bardzo gęsto, tak, wiesz, miesiście w tym sensie, że jedno zdanie wypowie, które potem trzeba rozbić na cztery po polsku, i to dlatego, że ktoś zna język angielski i się nim dobrze, komfortowo czuje, to też polecam wersję angielską. To, czego nie polecam, to audiobooka, dlatego że… Nie wiem, przynajmniej jakie ty masz doświadczenia ze słuchaniem audiobooka, ja zazwyczaj audiobooka słucham przy okazji czegoś, jazdy samochodem, spaceru, i wiesz co, metoda jednak wymaga, o ile można sobie słuchać takiej na przykład naszej rozmowy teraz, spacerując się, jadąc samochodem, o tyle audiobook akurat tej wersji, on jest świetny jako przypomnienie, jak już się stosuje tę metodę i wtedy można sobie odświeżyć pewne rzeczy, to jak najbardziej, natomiast jeżeli poznajesz metodę, to trudno się, bo tam w książce są jakieś diagramy, takie rzeczy, które trzeba zobaczyć. W audiobooku ich nie zobaczysz, a lektor ich po prostu nie opisuje, tylko się odwołuje, że jest taki diagram. I one są dostarczone oczywiście pewnie tam w pakiecie, natomiast chodzi o takie przyswajanie wiedzy. To dla tych osób, które chciałyby to jakoś w zaciszu własnego domu z tą metodą się poznać.

Strzeliłbym sobie w kolano, nie mówiąc, że prowadzę warsztaty z metody, bo faktycznie to jest też trzeci sposób na poznanie metody. I to, co wyróżnia, może to też podkreślę, bo na warsztatach koncentrujemy się nie tyle na przekazaniu wiedzy o tym, jak ta metoda wygląda, co po prostu również na tym, żeby ją już wdrożyć, czyli ustawić sobie te narzędzia.

Założenie warsztatu jest takie, że osoby uczestniczące wychodzą z działającym systemem, na którym mogą rozpocząć pracę od następnego dnia. Między innymi czyścimy właśnie sobie skrzynkę mailową. To też jest rewolucja u niektórych, że nagle widzą, że inbox może być pusty. A zaczynali np. od tam, nie wiem, 5-15 czy 65 tysięcy maili w inboxie. Bo i takie osoby się zdarzały.

Agata: Przerwę ci, ale jak ja czasem widzę kolegów, koleżanek skrzynki mailowe, to ja się łapię za głowę, że oni mają pomieszane odczytane maile z nieodczytanymi i oni się w tym łapią. Ja, jeżeli mam jakieś maile, to mam je nieodczytane jestem ich świadoma, że prokrastynuję. I u mnie nie ma inbox zero, nie jestem idealna. Ale miszmasza, jak czasem widzę, to jest…

Jakub: Tak, ale właśnie to jest to, że wypracowali sobie taką metodę, do tej pory tak funkcjonowali i tak już zostało. To też jest taka pewna zmiana mentalności. I faktycznie to jest coś, co u niektórych powoduje niesamowitą ulgę. Ok, widzę, mam zapisane.

Wrócę jeszcze do tego porównania książki z warsztatem, nasza intencja, że założenie jest takie, żeby nie zostawiać pracy do domu, czyli na warsztacie poznajemy metodę, a potem bawcie się, tylko żeby faktycznie uczestnicy w trakcie już sobie to poustawiali.

Czyli mamy dwa dni i jeden dzień jest poznaniem metody tych pięciu kroków, które wspominałem na samym początku naszej rozmowy. I pracujemy w oparciu o ich zadania, ich zadania, projekty, zobowiązania w pierwszym dniu na papierze, a w drugim dniu przekładamy to na narzędzia, z których korzystają na co dzień. W zależności od tego, czy żyją w ekosystemie jabłkowym czy okienkowym, to do tego się dostosowujemy. I założenie takie, żeby wyszli z gotowcem.

Potem jest jeszcze wsparcie w postaci tego, które też oferujemy, żeby nie zostawiać ludzi samych sobie na przeglądzie, tylko pokazać, że da się go zrobić w pewnym tempie, w pewnym rytmie, czyli przeprowadzamy przez taki przegon tygodniowy.

Wiedza jest w książce, natomiast jeżeli ktoś potrzebuje tego, żeby faktycznie mieć tę motywację, bo wie, że metoda brzmi fajnie, albo ktoś, albo nawet teraz w trakcie naszej rozmowy, ale zna siebie, że kupi sobie książkę i ta książka przeleży u niego rok, pół roku, czy nawet dłużej na półce, to dużo lepszym rozwiązaniem jest warsztat, bo wtedy faktycznie się wdraża, stosuje.

Oczywiście potem pozostaje jeszcze kwestia utrzymania tego podejścia. I jak pozwolisz, do tego też się odniosę, bo u mnie też to wdrażanie metody, czy nauka, czy wprowadzanie tego w swoje życie nie było idealne. To nie było tak, że ja przeczytałem książkę, stwierdziłem, o, super, wdrożyłem i od tego czasu moje życie wyglądało inaczej. To była zabawa, bardziej takie przeciąganie liny, na zasadzie stare nawyki kontra nowe nawyki.

Ale było coś takiego w tej metodzie właśnie po doświadczeniu, po przeanalizowaniu sobie, zebraniu wszystkich spraw, przeanalizowaniu, uporządkowaniu ich, ja doświadczyłem takiego uczucia ulgi, lekkości, które potem motywowało mnie do tego, jak mi się ten system rozjechał, bo były takie momenty, że mi się rozjechał, że do niego wracałem. Ja takich powrotów miałem kilka przez lata. Więc to nie jest tak, że nie oczekujmy od siebie, że będziemy idealnie wszystko stosować od samego początku, bo to jest nierealne oczekiwanie.

Tylko właśnie chodzi o to, że jak nam się coś wykolei, to wiemy, jak wrócić z powrotem na właściwe tory i też ten element, którego się doświadcza w trakcie warsztatu, tej ulgi, tej przejrzystości, że aha, to mam tu wszystko. Albo nawet jeżeli nie mam wszystkiego, bo wiem zaraz, jak sobie to uzupełnię i jutro, czy pojutrze, czy po weekendzie będę miał wszystko, to daje takie poczucie, dobra, ok, to jest taki stan, do którego chcę wracać, bo czuję tę ulgę.

Więc to jest coś, do czego bardzo zachęcam, chociaż raz doświadczyć takiego wyczyszczenia sobie umysłu z wszystkich tych myśli typu muszę, obiecałem, chciałbym, wypadałoby i zaparkowania w takim godnym zaufania narzędziu. To jest niesamowite uczucie. Właśnie to, że masz nagle, nie musisz pamiętać, bo wiesz, że jest coś, do czego się możesz odwołać i to ci przypomni.

Agata: Tak, to czyszczenie głowy to jest w ogóle, to ja też czasem, ja muszę, bo u mnie się naprawdę w głowie bardzo dużo dzieje i czasem z takim właśnie zdziwieniem, a może nawet trochę taką zazdrością, a nie, raczej z przerażeniem i zdziwieniem, tak, widzę, że ludzie po prostu starają się pamiętać i pamiętają i im to wychodzi.

Ja nie mówię, że nie, ale ja po prostu, ja mam już taki nawet nawyk, że byle bzdetę, ja zapisuję i sobie jakieś tam przypominajkę, żeby to wyrzucić z głowy, bo tam jest tyle, tyle się dzieje, że jeszcze jedna rzecz, ja nawet czasem mówię, że nie no, ja to zapiszę, po co ja mam to pamiętać? Wiem można trenować umysł.

Jakub: Z pamiętaniem jest tak, że bardzo wiele osób stara się pamiętać, jasne, tylko potem nie pamiętają tego, czego nie pamiętają, czyli to jest pewna część, która ci umyka, ale nawet nie jesteś tego świadoma, bo zapomniałaś, co chciałaś kiedyś zapamiętać, więc tak jest jedna kwestia.

Druga kwestia to jest to, że to, że trzymasz te sprawy w głowie, starasz się o nich pamiętać, powoduje, że w naszym umyśle, w naszej głowie nie ma przeszłości ani przyszłości. Nie możesz powiedzieć sobie, drogie umyśle, przypomnij mi o tym jutro o 14.25. I do tego czasu nie zawracaj mi mojej głowy, nie rozpraszaj mojej uwagi.

To tak nie działa, więc te sprawy albo ci będą się za szybko, za często powtarzały, wiesz, że to jest drobna rzecz, ale przyszła ci właśnie do głowy na zasadzie skojarzeń i nie chce ci wypaść z tej głowy, tylko się będzie w kółko kręcić. Albo druga rzecz, która jest bardzo istotna i nagle nie ma, umknęła, nie przypomniałaś sobie. Albo przypomniałaś sobie na 5.12. albo już po fakcie, co powoduje kolejny problem.

To jest coś takiego, co bardzo obciąża nasz umysł i myślę, że jest tego strasznie dużo, a drugie to pojawia się taki niepokój, czy na pewno o wszystkim pamiętam, czy na pewno wszystko jest zaadresowane, czy przypadkiem gdzieś tam w drugiej szufladzie w biurku nie mam jakiegoś dokumentu, który już płonie, tylko ja jeszcze nie widzę tego pożaru, albo czy tam, jak przewinę sobie te maile z 3 ekrany poniżej, czy nie będzie na jakieś maile, i są już konsekwencje z tym związane, tylko jeszcze ich nie odczułem.

Więc tego typu niepokój można wyeliminować właśnie nie polegając na swojej głowie, tylko na czymś, co się do tego dużo lepiej nadaje. A z kolei umysł wykorzystać do kreatywnego myślenia, do pracy takiej twórczej, która ma coś wykreować, to jest tworzyć. Albo do odpoczynku po prostu dać głowie odpocząć.

Agata: Wczoraj znajomy powiedział do mnie: dobrze mi przypomniałaś, bo już zapomniałem. A ja mówię, nie, ja to zapisałam po prostu. Może bym nie zapomniała, ale jest ryzyko.

Jakub: To jest bardzo dobrym doświadczeniem, które każdy sobie z nas może stworzyć, myślowym takim doświadczeniem. Zastanowić się, czy kiedykolwiek w życiu miałeś taką sytuację, wyjeżdżasz na urlop, w połowie drogi na lotnisko, zastanawiasz się, czy zamknęłaś drzwi.

Jeżeli chociaż raz miałeś tego typu sytuację, nie mówię, że to musi być dokładnie zamknięcie drzwi, czy wyłączyłaś żelazko, czy nie, wiesz, że to jest tutaj, ale nie masz zielonego pojęcia, gdzie to odłożyłaś, ale jest w tym pomieszczeniu, ale nie wiesz, gdzie. To masz dowód na to, że nie możesz w 100% ufać swojej pamięci w kwestii pamiętania o tego typu sprawach. A tych spraw mamy setki, każdego dnia.

Agata: I wiesz, o ile niektóre, jak się zapomni i nic nie zrobi, to umierają i jest ok, my żyjemy dalej, bo tyle są takie, które naprawdę powodują, że życie mamy dużo trudniejsze, niż moglibyśmy mieć.

Jakub: To jest ta wartość. Ja też już nie wyobrażam sobie trzymania zobowiązań w głowie. Kompletnie.

Agata: Dokładnie. Zwłaszcza, że mamy takie możliwości teraz. Większość z nas ma te smartfony, czy nawet jakieś telefony, żeby zapisać i przypominajkę.
Jakub: Tak, ale to nawet nie musi, wiesz, bo to też jest czasami taka bariera, że muszę aplikację otworzyć, a to tam na klawiaturce telefonu, a to zapamiętam.

Żeby sobie uniknąć tego typu rzeczy, to może być po prostu zwykły jakiś malutki notesik z wyrywanymi kartkami i zapisywanie odręczne na papierze, który sobie nosisz ze sobą. Ale nie musi być smartfon. Może, ale nie musi.

Z kolei, jak ktoś jest geekiem i bardzo lubi takie rozwiązania, to masz zegarek smartwatcha, na którym możesz sobie podyktować to, co ci przychodzi do głowy, co zostanie od razu skonwertowane na tekst. I ten tekst stworzysz z jakąś automatyzacją, który ci od razu go zapisze gdzieś tam w jakiejś aplikacji, w której będziesz chciała to potem przeanalizować. Oczywiście, że się da. Dla każdego jest jakieś rozwiązanie. Ważne jest to, żeby nie trzymać tych spraw w głowie.

Agata: Dokładnie. To jest prawda. Ja tutaj o smartfonie pomyślałam, bo musiałam skorzystać z ten, bo do papieru nie zaglądałam, bo się bałam, co tam znajdę. Co tam jak otworzę, to co tam wyskoczy mi. Tak jak wspomniałam o tym. Gdybyś tak właśnie na koniec jeszcze takie trzy najważniejsze, dobra, no może cztery rzeczy, albo pięć, bo tam było pięć tych zasad, albo nie, że nie było za łatwo. Maksymalnie cztery. Takie rzeczy, które z naszej rozmowy właśnie osoby mogły zapamiętać, oprócz twoich warsztatów.

Jakub: Oprócz moich warsztatów cztery. Jedną właśnie przewałkowaliśmy, to tak dosyć dokładnie, czyli to, żeby nie trzymać spraw w głowie. To jest jedna rzecz taka. Zresztą to jest myśl przewodnia, która stoi za metodą. Nie trzymać zobowiązań w głowie.

Druga rzecz, która wydaje mi się też bardzo istotna, to takie myślenie najbliższymi działaniami, czyli sobie tych naszych wszystkich zobowiązań, które faktycznie chcemy zrealizować, wyciąganie najbliższego działania. Bardzo często to jest coś, co ułatwia nam popchnięcie sprawy do przodu, bo to jest jakaś tylko prosta czynność.

Co jeszcze? Przeglądy. Przeglądy się przydają bardzo, bo każdy z nas tego potrzebuje. Bycie zajętym jest bardzo proste. Nie można to intensywnie narzekać. Natomiast to powoduje, że biegamy w kółko bardzo często. Nie ma z tego jakiś efektów. A to robienie przeglądów jest takim właśnie spojrzeniem prawdziwych w oczy i zastanowieniem się nad tym, czy to, co robię, faktycznie prowadzi mnie do tego, gdzie chcę się znaleźć za tydzień, miesiąc, rok czy 5 lat. I w zależności od tego, jak ta odpowiedź będzie brzmiała, no to wtedy jestem w stanie sobie jakieś korekty wprowadzić. Więc to jest taka trzecia rzecz.

I czwarta rzecz to poleganie na swojej intuicji w kwestii tego, co jest ważne, a nie reagowanie na to, co właśnie wpadło albo na to, co najgłośniej krzyczy. Bo to, że mi wpadł mail w tym momencie, to nie znaczy, że ja muszę rzucić wszystko i odpowiadać za niego.

Analogicznie, jeżeli ktoś mi wpada, kolega nad biurkiem mi wisi, o coś mnie prosi, to nie znaczy, że to jest najważniejsza rzecz, którą powinienem zrobić. Więc poleganie na intuicji. Ale to nie chodzi o takie przeczucia, tylko o intuicję, która jest zasilona prawdziwymi, aktualnymi i kompletnymi informacjami. Czy takie przekonanie, że jakbyś popatrzyła na swoje listy i bym ci powiedział, wybierz najważniejszą rzecz, którą masz do zrobienia. To po pewnym czasie wskażesz taką rzecz i wiesz, że to jest ta najważniejsza. Teraz, jeżeli ten wybór nie był wyborem z jakiejś takiego listy robionej ad hoc, z rzeczy, które ci się przypomniały w ciągu ostatnich 10 minut, tylko to jest wybór, który był z kompletnej listy wszystkich twoich zobowiązań, to on będzie dużo lepszy. Bo porównałaś wszystkie możliwe rzeczy, wszystkie możliwe sposoby zaangażowania swojego czasu i energii i wybrałaś tę najważniejszą. To w tym sensie rozumiem poleganie na swojej intuicji.

Starajmy się kreować swoją rzeczywistość, a nie być tylko reaktywni. Zresztą do tego się sprowadza właśnie ta metoda, żeby podążać za czymś, co dla nas jest najistotniejsze, najważniejsze. Żeby móc to robić, to trzeba mieć ten przejrzysty, czysty umysł, a żeby to móc, to z kolei trzeba wyrzucać te wszystkie sprawy z głowy i polegać na pomagaczach w postaci właśnie, jakichś narzędzi czy papierowych czy elektronicznych, które będą pamiętały o tych sprawach wszystkich za nas.

Agata: No naprawdę ogromnie długo rozmawialiśmy. Dziękuję za twój czas. Mówiłam, że godzinka półtorej z myślą, że tam jeszcze będzie small talk, ale naprawdę wow. Otworzyłeś mi też oczy, za co bardzo dziękuję. Ja na miarę na ciebie na pewno umieszczę w notatkach i myślę, że jak ktoś będzie miał pytania, to pewnie może cię łapać gdzieś w social mediach, co? Czy jak właśnie się najlepiej z tobą skontaktować?

Jakub: Najlepiej, czy z takich social mediów, których faktycznie jestem, to LinkedIn, że tam się pojawią w miarę regularnie. Chociaż tak wspominałem wcześniej, staram się nie mieć włączonych powiadomień, więc pod tym względem mogę reagować z opóźnieniem albo poprzez formularz kontaktowy, który jest u nas na stronie. Więc pewnie podasz gdzieś tam?

Agata: Tak, tak. LinkedIn będzie na pewno w notatkach i także strona internetowa, więc to jak ktoś będzie miał pytania, to pewnie będzie się kontaktował, a ja jeszcze ciebie dobrze zachwalę. A dla tych, którzy słuchają i są niecierpliwi i już chcą poznać, to gettingthingsdone.pl.

Jakub:Tak, dokładnie.

Agata: Ogromnie Ci dziękuję i miłego wieczoru i weekendu.

Jakub: Wzajemnie, dzięki wielkie za rozmowę.

Agata: Dzięki, trzymaj się, cześć. Trudno było mi zakończyć tę rozmowę, bo chciałabym jeszcze podpytać, jeszcze poruszyć jakieś wątki. Później tak sobie pomyślałam, no pięknie, ja tutaj sobie darmowe warsztaty robię, ale to dla nas też, dla wszystkich. Dużo fajnej wiedzy, takie mam poczucie, że mam ochotę usiąść do tego przeglądu tygodnia już teraz, ale dosyć tutaj o mnie, o Jakubie. Namiary na niego znajdziesz w notatkach na ahmeleska.com, łamane na 104. Teraz niech uśmiech i konwersja będą z Tobą.