FO 003 – Jak zorganizować pracę przy wielu projektach jednocześnie? – Podcast FIRMA ON-LINE

Organizacja pracy przy wielu projektach jednocześnie nie jest łatwym zadaniem. Jest to jeszcze trudniejsze, gdy te projekty dotyczą naszych klientów i raczej nie przymkną oni oka na wszelkie niedociągnięcia lub opóźnienia. Jak zatem sprawić by organizacja pracy przy wielu projektach jednocześnie nie stanowiła dla nas problemu?

 

Właśnie w 3 odcinku podcastu FIRMA ON-LINE poruszyłam temat organizacji pracy. Zatem posłuchaj lub przeczytaj jak zorganizować pracę przy wielu projektach i wielu klientach jednocześnie.

W podcaście tym usłyszysz:

• co mnie skłoniło do rozwiązania problemu z organizacją pracy przy wielu projektach jednocześnie,
• jakie książki warto przeczytać i dlaczego nie brać ich dosłownie
• dlaczego nie musisz jeść żaby na śniadanie jeśli nie przepadasz za kuchnią francuską
• jakie narzędzia pomogą Ci w organizacji pracy
• jakie dostosowałam swoje narzędzie do zarządzania zadaniami i jak jeszcze można mój system zmodyfikować pod siebie
• dlaczego warto wdrożyć w życie „narzędziowy minimalizm”
• jak rozwiązać problem zarządzania kontami społecznościowymi – gdy Cię rozpraszają, a jednak pracujesz na Facebooku i musisz tam bywać często

Notatki do podcastu i to jak słuchać podcastu na dole wpisu oraz tutaj.

ORGANIZACJA PRACY PRZY WIELU PROJEKTACH JEDNOCZEŚNIE

W odcinku “0” podcastu FIRMA ON-LINE wspomniałam, że ten podcast będzie o sprzedaży i marketingu on-line, ale także o sprawnym zarządzaniu biznesem i samym sobą wykorzystując do tego właśnie możliwości jakie daje nam Internet. Dziś chciałabym poruszyć te biznesowo-organizacyjne kwestie.

Podcast jest jednym z wielu projektów jakie realizuje:
– prowadzę 2 blogi, blog kulinarny eksperymentalnie.com i marketingowy achmielewska.com, na które oczywiście zapraszam,
– prowadzę też mniej lub bardziej regularnie kanał na Youtube,
– mało tego, wciąż się dokształcam (tak, nauka to też projekt, a nawet więcej projektów),
– no i mam kilku klientów jednocześnie

Ogarnięcie tylu projektów jednocześnie nie jest prostym zadaniem. Dlatego pomyślałam, że warto pokazać jak ja to ogarniam, tzn. jak zarządzam wieloma projektami i się w tym wszystkim odnajduję.

Jeśli jeszcze nie odnalazłaś lub nie odnalazłeś swojego sposobu na organizację pracy przy wielu projektach to mam nadzieję, że mój sposób Ci w tym pomoże. Sama przez wiele lat szukałam tego najlepszego sposobu – zresztą wciąż go udoskonalam i dostosowuje do obecnej sytuacji życiowej i zawodowej.

Warto pamiętać, że nie tylko w pracy czy w szkole mamy projekty- życie osobiste to także mieszanka projektów złożonych z wielu zadań do wykonania teraz, jutro lub kiedyś.

Ten odcinek podcastu FIRMA ON-LINE może być bardzo pomocny praktycznie każdemu, a patrząc tylko od strony zawodowej to szczególnie freelancerom lub osobom pracującym z wieloma klientami na raz – np. w agencjach interaktywnych.

Do zrobienia porządków w moich projektach i odnalezieniu swojego sposobu zarządzania nimi zmusiło mnie… życie. A tak całkiem poważne, zawsze miałam bałagan w zadaniach – pomieszane, nieaktualne, nierealne – wszystkie razem, a nawet osobno lub powielone – bo korzystałam z kilku narzędzi do zarządzania projektami (teraz też korzystam, ale o tym potem). Często było tak, że gdy przerastał mnie bałagan w aktualnym narzędziu to po prostu je zmieniałam, a pierwszym zadaniem w tym nowym było: przenieść zadania i zrób porządek w projektach w starym narzędziu. Oczywiście tego pierwszego zadania nigdy nie wykonywałam.

Problem się pojawił, gdy moja głowa zaczęła dymić, a ja miałam ochotę rozszarpać wszystkich i wszystko – w sumie teraz często też mam na to ochotę, ale już tylko jak na to zasłużą 😉 Problem się pojawił i sobie rósł, bo ja nie miałam siły się nim zająć.

Czytałam dużo mądrych książek, słuchałam ciekawych i bardziej doświadczonych ode mnie osób, wymieniałam się pomysłami na ogarnięcie pracy i życia z różnymi ludźmi. Przez moją głowę przewinęło się mnóstwo sposobów, technik, narzędzi. Nie wyrzucałam tego. To wciąż siedziało w mej głowie. Rozkładałam to, mieliłam, modyfikowałam i dostosowywałam do siebie. Część rzeczy wyrzucałam, a część pielęgnowałam. Powstała taka rozsypanka różnych puzzli, które po jakimś czasie ułożyłam w prosty i sprawnie działający system.

W sumie to wciąż się odbywa, bo nic nie jest idealne i jak spodoba mi się jakaś metoda, technika czy wskazówka związana z zarządzaniem projektami to chętnie ją testuje. Jak się sprawdzi to zostaje, jak nie to się z nią żegnam.

Chyba mój system najbardziej ukształtował się i umocnił w drugim roku pracy na swoim, czyli na freelansie 🙂 Pierwszy rok to było skakanie między różnymi narzędziami klientów – raz asana, raz trello, raz basecamp, raz bitrix…. To było straszne. Pomijam fakt, że każde narzędzie pomimo tego, że ma to samo zadanie i podobną budowę jest jednak inne. Trzeba się trochę przestawiać, to taki narzędziowy multitasking, a jak wiemy multitasking nie jest produktywny.

Nie mogłam klientom powiedzieć, sorry kolego, ale ja korzystam z tego narzędzia i proszę też z niego zacząć korzystać. To nie oni się mieli do mnie dostosowywać, ale ja do nich. Taki “lajw” i po doświadczeniu pracy w agencji, wiedziałam, że mnie to czeka przechodząc “na swoje”. Byłam z tym pogodzona, musiałam tylko znaleźć na to jakiś sposób. No i ten sposób znalazłam i już przechodzę do konkretów.

1. Książki dotyczące organizacji pracy oraz życia i zarządzania projektami warte uwagi

Zacznę od książek i różnych metod zarządzania projektami. Jest tego ogrom, ale zwykle nic nie jest w 100% idealne właśnie dla nas. Musimy to trochę przemodelować tak by nam z tym było dobrze. Oczywiście jakieś nawyki zawsze trzeba w sobie wyrobić, ale nie za cenę męczenia się i robienia czegoś, bo tak ktoś powiedział, że to działa. O nie!

Pierwsze co zauważyłam, to czytając różnego rodzaju mądre książki, typu 4-godzinny tydzień pracy, GTD, Miracle Morning itp. miałam wrażenie, że to metody i techniki z jakiegoś nierealnego świata, w którym ty jesteś szefem, w którym każdy dzień wygląda tak samo, w którym nie ma pożarów, wrzutek, zmęczenia i zwykłego: nie chce mi się i już. Życie takie nie jest i nie ma co się oszukiwać, że będzie. Po etapie frustracji i zniechęcenia, gdzie królowała w mojej głowie myśl – ale ja tak nie mogę, ja tak nie potrafię, ja tak nie lubię lub nie chcę, zmieniłam swoje podejście. Zamiast odrzucać te porady i sposoby innych, zaczęłam je testować i jednocześnie wyciągać z nich co najlepsze dla mnie.

Świetnym przykładem jest książka „Getting Things Done”, której autorem jest David Allen. Czytając ją pracowałam w agencji marketingowej i nie było opcji aby wprowadzić zasady GTD do mojego życia zawodowego. Od razu zaznaczę, że czytałam ją kilka lat temu i wiele rzeczy już uleciało z mojej głowy. Jednak zamierzam ją przeczytać ponownie, by odświeżyć pamięć i może jeszcze coś z niej wyciągnąć dla siebie – w końcu moja sytuacja życiowa i zawodowa jest zupełnie inna niż wtedy, gdy ją czytałam.

Nie sprawdziło się u mnie kategoryzowanie rzeczy po czasie ich zrobienia, czyli Today, Next, Waiting, Someday itd. Wiele świetnych pomysłów i okazji przez taki sposób oznaczania zadań umarło. Nie mając na nie czasu dziś, ani jutro, ale chcąc je zrobić, wrzucałam je do koszyka o nazwie “Someday”, czyli “Kiedyś”. To kiedyś nigdy nie nadchodziło, bo wciąż pojawiały się nowe tematy na tzw. wczoraj, czyli pilniejsze. W pewnym momencie do tego koszyka o nazwie “Kiedyś” przestałam zaglądać, bo tylko mi smutno było.

Z kolei popularne w metodzie GTD załatwianie od razu rzeczy, które zajmą mi tylko 2 minuty często powodowało, że cały dzień tylko je realizowałam, a priorytety na ten dzień zostawały nie ruszone. Było ich za dużo, często te zadania tylko wyglądały na szybkie, a w rzeczywistości zajmowały więcej czasu i pociągały za sobą kolejne “dwuminutówki.

Rezygnując z tego sposobu oznaczania projektów i zadań oraz robienia “dwuminutówek” od razu można powiedzieć, że odrzuciłam tą metodę, bo na tym się ona głównie opiera. A jednak nie. Wyciągnęłam z niej jedną bardzo ważną rzecz – wyrzucanie z głowy wszystkiego co do niej wpada. Każde nawet najmniejsze zadanie wrzucam na listę rzeczy do zrobienia i w odpowiednim momencie kategoryzuję i określam termin wykonania. Nawet taka bzdura jak “wyślij e-mail do XYZ” wpada na tą listę. Dlaczego nie robię tego od razu? Bo widocznie nie mogę, bo zajmuję się czymś innym i akurat w tym momencie mi się o tym przypomniało albo jestem na spotkaniu i klient mnie poprosił bym to zrobiła – na spotkaniu nie jest na to czas, a po spotkaniu mogę już o tym po prostu nie pamiętać.

Ponadto dzięki GTD trafiłam na aplikację Nozbe, która odegrała ogromną rolę w budowaniu mojego własnego systemu i w sumie nadal odgrywa.

Inna książka, bardzo popularna i często polecana przez osoby, które odniosły jakiś sukces lub prowadzą własne biznesy to „Miracle Morning”, której autorem jest Hal Elrod. Polski tytuł to Fenomen poranka. Mi się tego fenomenu nie udało odkryć.

Ale w czym rzecz. Autor zachęca do stworzenia swojego porannego rytuału, w którym znajdziemy czas na medytację, ćwiczenia, czytanie, naukę. Próbowałam, ale niet. Już nawet nie chodzi o to, że nie dla mnie jest wstawanie o 5 czy 6 rano (i w sumie na temat wstawania i spania też nagram podcast). Nie jestem typem osoby, która nie może się obudzić i większość porannych czynności robi śpiąc jeszcze, ale na kreatywność i myślenie to też nie można u mnie liczyć 😉

Próbowałam wielokrotnie, wiele razy słyszałam o tym, że to działa, że książka odmieniła ich życie, że wreszcie mają czas na naukę i czytanie lub ćwiczenia. Tylko pozazdrościć. Mimo, że mi nie jest dany podany w książce sposób na fenomenalny poranek to coś tam dla siebie wzięłam – też stworzyłam swój poranny rytuał, który u mnie działa i nie frustruję się już, że każdego dnia przekładam ten fenomenalny poranek “na jutro”.

Mój poranny rytuał jest dostosowany do moich porannych możliwości umysłowych i fizycznych. Nie ma tam nie wiadomo ilu rzeczy, nie ma tam czytania lub ćwiczeń, ale są rzeczy, które są proste, ale które chcę lub muszę zrobić, a o nich często zapominałam albo co gorsza siedziały w mojej głowie przez cały dzień i nie mogłam na nie znaleźć czasu. To takie błahostki jak wsmarowanie balsamu w ciało czy posprzątanie w kociej kuwecie. Bzdety prawda? Ale i moje ciało jest zadowolone, i kot się cieszy, że jego tron jest czyściutki. A ja jestem zadowolona, że wreszcie to robię regularnie i nie muszę o tym pamiętać, bo już to odhaczyłam.

Kolejna polecana często książka i metoda to “Zjedz tę żabę” Briana Tracy’ego. Chodzi o to by na śniadanie zjeść żabę, czyli rozpocząć pracę od zadania, którego albo nie chcemy zrobić, albo nas przeraża, albo jest najbardziej pracochłonne. Zwykle z takimi zadaniami zwlekamy, nie chcemy ich zrobić, ale wiemy że musimy i siedzą nam cały czas w głowie.

Metoda moim zdaniem bardzo mądra i faktycznie warta do przetestowania. Ja ją jednak przetestowałam i u mnie nie działa. Ja lubię smaczne śniadania i nie wchodzi mi do ust żadna żaba. Ja muszę się rozkręcić by móc zabrać się za żabę. Żaba może być na II śniadanie i tak zwykle jest. Pracę jednak zaczynam od przejrzenia poczty, posortowania maili i odhaczenia prostych zadań. Gdy się już rozkręcę to wtedy mogę podjąć się bardziej wymagających zadań.

Nawet nie wiesz ile czasu straciłam próbując zaczynać dzień od żaby, wciąż inne czynności wpadały mi do głowy – a to zrobienie kawy, a to zaraz potem herbaty, a to potem pilna potrzeba by poczuć się jak królowa na tronie itd. Teraz żaba sobie czeka, a ja z chęcią siadam do pracy.

2. Narzędziowy minimalizm w organizacji pracy

Co mam przez to na myśli? Po prostu nie korzystaj z kilkunastu podobnych do siebie narzędzi tylko wybierz to, które najbardziej Ci się podoba i ma najwięcej przydatnych dla Ciebie funkcji.

Sama kiedyś korzystałam z Asany, Trello, folderów w skrzynce e-mailowej i evernote. Praktycznie każde z tych narzędzi służyło mi do tego samego. W każdym miałam jakieś artykuły do przeczytania, zadania do zrobienia czy pomysły do zrealizowania. Odnalezienie się w tym wszystkim jest czasochłonne i mało produktywne.

Ja wciąż korzystam z tych narzędzi, ale każde ma inne przeznaczenie i przestałam robić takie same foldery czy etykiety w każdym z nich. Nie ogarniałam już tego bałaganu, który sama sobie stworzyłam.

• Z evernote korzystam, bo podoba mi się wtyczka do tego narzędzia, która nazywa się “nożyczki” i pozwala nie tylko zapisać całą stronę czy zrobić jej screen, ale także wyciąć kawałek tekstu i zachować go oznaczając odpowiednimi etykietami. Jest to bardzo przydatne i korzystam z tego zwłaszcza pod cele szkoleniowe. Przykładowo czytam jakiś artykuł i natrafiam na warty do pokazania case, to go wycinam i odpowiednio oznaczam. Potem, gdy przygotowuję się do szkolenia i robię prezentację to tylko wyfiltrowuję odpowiednie wycinki i korzystam z tych, które akurat mi pasują do tematu.
• Skrzynkę pocztową wykorzystuję tylko do komunikacji. Nie jest to dla mnie miejsce na gromadzenie linków do artykułów, które chcę przeczytać czy zadań do wykonania.
• Trello to moje takie miejsce na projekty związane z blogiem kulinarnym eksperymentalnie.com. Nie potrafię wytłumaczyć, dlaczego projekty z nim związane lepiej rozpisuje mi się właśnie tam. Pewnie to kwestia przyzwyczajenia, ale powoli odchodzę od Trello i przenoszę się ze wszystkim do Nozbe – dzieje się to w naturalny sposób.
• Asana nie znalazła już swojego zastosowania i została zastąpiona przez Nozbe.

3. Nozbe – moje narzędzie do zarządzania projektami

W wypracowaniu własnego systemu zarządzania projektami i produktywnej pracy bardzo pomogło mi Nozbe – zarówno narzędzie, jak i społeczność jaka się utworzyła wokół narzędzia.
Nozbe oparte jest na metodzie GTD  i pozwala na tworzenie projektów, zadań, list kontrolnych, etykiet, a także pracy zespołowej. Ponieważ o GTD można rozmawiać godzinami, a ja już coś tam o tej metodzie wspomniałam, to zachęcam do przeczytania książki Davida Allena.

Metody pracy z tą aplikacją są różne, chyba każdy ma swój. Chodzi tu głównie o nazywanie projektów i etykiet. Można nazywać projekty jak w metodzie GTD, czyli Today, Next, Someday, Waiting itd. Można też kontekstami ich wykonania, np. Zakupy, Biuro, Na mieście, Komputer itd. Można też konkretnymi tematami, jak np. Podcast, Blog, Newsletter, Prywatne itd. Mogłabym wymieniać jeszcze długo, ale powiem jak u mnie to się sprawdza.

Testowałam różne sposoby nazywania projektów i tworzenia etykiet do zadań. Współpracując z wieloma klientami jednocześnie, a także mając swoje blogi, podcast, czynności związane z prowadzeniem działalności itd. projekty nazywam tak jak faktycznie się nazywają. Czyli jeśli mam klienta Pana Zenka to tworzę mu jego własny projekt o nazwie Pan Zenek. Klient Pan Genek ma także swój własny projekt i podobnie moje blogi są rozdzielone na osobne projekty. Mam także projekt Prywatne oraz projekt Firma, do którego wrzucam takie zadania jak – wysyłka faktur do księgowej.

Ponieważ każdy projekt może mieć swoje etykiety to czasem z tego korzystam, ale nie za często, bo tak jak wcześniej wspomniałam w tej kwestii dążę do minimalizmu. Jednakże np. w projekcie Pan Zenek mam takie etykiety jak newsletter, szkolenie czy test nowej funkcjonalności. Etykiety w projektach dotyczących klientów wdrażam tylko wtedy, gdy wiem, że współpraca będzie trwała dłużej i będziemy poruszać się w konkretnych obszarach.

Czy nie mam przez to za dużo projektów? Jak dla mnie jest ok, jeśli się w tym odnajduję. Obecnie mam kilkanaście projektów, przy czym są wśród nich projekty, do których zaglądam rzadziej, bo więcej uwagi ode mnie nie wymagają.

Testowałam kiedyś trochę inny sposób – zadania wszystkich klientów były w jednym projekcie i dodawałam do takiego projektu etykiety będące nazwami konkretnych klientów. Tworząc później zadanie dotyczące Pana Zenka oznaczałam je konkretną kategorią. Ta metoda jednak się nie sprawdziła w momencie, gdy klientów mi przybyło – zaczęłam się w tym wszystkim gubić.

Co ciekawe w przypadku blogów jakoś się w takim sposobie odnajduję, może dlatego, że mam tylko 2 blogi 😉 2 blogi, ale 3 projekty– Achmielewska, Eksperymentalnie i Wpisy blogowe.

• do projektów Achmielewska i Eksperymentalnie wrzucam różnego rodzaju zadania lub pomysły, które nie są związane z wpisami, np. zmiana szablonu, stworzenie ebooka, naprawa wyświetlania stopki itd.
• z kolei w projekcie Wpisy blogowe znajdują się wszystkie pomysły na wpisy dotyczące obu blogów – konkretne zadania oznaczam konkretnymi etykietami.

Dlaczego tak? Po co mi dodatkowy projekt na pomysły na wpisy? Bo mam ich tak dużo i wciąż się rodzą nowe, że inne ważne zadania po prostu ginęły wśród nich. Musiałam jakoś oddzielić wpisy od innych zadań związanych z blogami. Teoretycznie mogłam to zrobić etykietami i filtrowaniem zadań, ale to zajmowało mi więcej czasu – dlatego zawsze powtarzam, że najlepiej testować i dostosowywać do siebie, by znaleźć swój idealny sposób zarządzania zadaniami.

Oprócz tego każdego tygodnia, zwykle w niedzielę, tworzę nowy projekt nazywający się np. Tydzień 8/2018, 9/2018 itd. Tu wrzucam wszystkie zadania, które chcę lub muszę wykonać w danym tygodniu. Testowałam inny sposób, czyli każdy dzień miał swój projekt i tam wrzucałam zadania, które danego dnia mam wykonać. No niestety, ale to się nie sprawdziło u mnie (jeśli chcesz taki sposób przetestować to polecam Ci szablon Nozbe do wykorzystania).

Bardzo nie lubię zmuszać się do czegoś czego nie chcę akurat tego dnia robić – bo nie mam weny, bo nie mam nastroju, bo pojawiły się inne priorytety tego dnia. Planując zadania na konkretny dzień często ich nie wykonywałam, bo nie starczało mi czasu. Nie starczało czasu nie dlatego, że za dużo zadań planowałam (choć to często też niestety), ale dlatego, że jeden z klientów potrzebował coś na szybko, zadzwonił potencjalny klient, musiałam wyjść z kotem na manicure do weterynarza o czym wcześniej zupełnie zapomniałam. I w konsekwencji moje priorytety, zwłaszcza te nie związane z klientami, czekały na lepsze czasu i tygodniami były przekładane.

Planując tylko tydzień, a nie konkretny dzień też to się czasem dzieje, ale jeśli zbyt długo przekładam jakieś zadanie to oznacza to tylko, że nie jest tak istotne jak mi się wydawało i mogę je usunąć lub wrzucić do projektu o nazwie “Może kiedyś”.

Jak to wygląda w praktyce?
W niedzielę wieczorem siadam do komputera, otwieram Nozbe i tworzę nowy projekt, np. Tydzień 10/2018. Sprawdzam czego nie udało mi się zrealizować w poprzednim tygodniu, a co miałam zaplanowane. Jeśli nadal to jest priorytet to przenoszę go do nowego projektu, a jeśli nie to różne są losy tego zadania (albo wpada do projektu “Może kiedyś” albo wraca do pierwotnego projektu – np. Wpisy na blog.

Następnie przeglądam wszystkie aktualne i aktywne projekty. Wybieram z nich te zadania, które powinnam wykonać w następnym tygodniu. Jeśli mają być wykonane w konkretnym terminie to oznaczam je odpowiednią datą. Każdego dnia rano przeglądam zadania zaplanowane na ten tydzień i wybieram te, które faktycznie muszę wykonać tego dnia (i nie ma, że boli lub nie mam na to ochoty) lub takie, na które mam tego dnia energię i ochotę. Zwykle są to 2-3 naprawdę ważne i bardziej angażujące zadania i kilkanaście mniejszych (nawet takich jak- umów kota na pedicure).

Dlaczego, aż kilkanaście? Czy mnie to nie przytłacza? Absolutnie nie. Po pierwsze wcześniej jak wypisywałam sobie tylko kilka zadań i je szybko załatwiłam to potem nie robiłam już nic – a bo to nie wiedziałam co, a to nagle robiłam się zmęczona, a to nagle znajdowałam się na Instagramie i bezsensownie przeglądałam zdjęcia. Po drugie często te zadania są naprawdę łatwe i zajmą mi chwilę, więc szybko znikną z mojej listy “to do” na dany dzień. No i wykreślanie ich naprawdę sprawia mi przyjemność, nawet wykreślenie takiej bzdety jak zrób zakupy spożywcze online motywowały mnie do dalszego działania.

A właśnie, powiedziałam wykreślanie. Dokładnie! Pomimo, że analogowo już mało robię, to jednak zadania na dany dzień zapisuję w zeszycie – tak, takim zwykłym, papierowym, jak kiedyś do szkoły kupowałam. Nie potrafię wytłumaczyć dlaczego, ale jedno jest pewne – dużo większą radość sprawia mi wykreślanie zadania, niż jego odhaczanie w aplikacji. Może to jedyny i wystarczający powód, no nie ważne, ważne, że działa.

W Nozbe możemy oznaczać zadania, które są naszymi priorytetami – klikamy taką gwiazdkę i już wpada zadanie wpada do projektu Priorytety. Ja jednak mam dodatkową kategorię na naprawdę priorytetowe zadania – !!!. Po co? A no po to, żeby ich nie przegapić – do priorytetów wpadają też zadania powtarzane cyklicznie, u mnie np. wrzuć post na fanpage. Jeśli danego dnia pojawi się za dużo takich cyklicznych zadań to ten faktyczny priorytet może zniknąć pośród zadań, które nie są aż tak ważne – jak nie wrzucę posta na fanpage to świat się nie zawali, a jeśli nie stworzę newslettera dla klienta, to już może się tak zdarzyć 😉

Wspominałam też o szablonach Nozbe. Czym są szablony Nozbe? A to takie szablony projektów, którymi możemy się dzielić z innymi użytkownikami Nozbe lub wykorzystywać do cyklicznych projektów – np. do każdego odcinka podcastu robię nowy projekt, w którym wypisuję wszystkie zadania jakie muszę wykonać, czyli m.in. napisać scenariusz, nagrać dźwięk, obrobić, przygotować transkrypt, przygotować wpis na blog itd. itd. Zamiast za każdym razem wpisywać te zadania na nowo to korzystam z szablonu i w kilka chwil mam wszystkie zadania stworzone.

Przed chwilą wspomniałam, że swoimi szablonami Nozbe.how dzielą się też inni użytkownicy Nozbe – link do szablonów podam w notatkach do tego odcinka podcastu. Ja sama też stworzyłam kilka szablonów publicznych, ba nawet wygrałam w konkursie związanym z szablonami Nozbe.

Moje szablony Nozbe.how to m.in.

• WYSYŁKA NEWSLETTERA – checklista
• Planowanie postu na blog
• Strategia e-mail marketingowa

W notatkach znajdziesz linki do wszystkich szablonów, które stworzyłam.

Szablony te, po zaimportowaniu do swojej aplikacji, można dowolnie modyfikować. Ja od czasu do czasu przeglądam sobie jakie nowe szablony publiczne się pojawiły, bo może coś ciekawego i przydatnego dla siebie znajdę.

W odcinku drugim podcastu FIRMA ON-LINE wspominałam o wysyłaniu zadań do Nozbe e-mailem – tutaj tylko w skrócie o tym opowiem, zachęcam Cię jednak do odsłuchania całego odcinka – link do niego znajdziesz w notatkach.

Jak wiele aplikacji tego typu, Nozbe umożliwia wysyłanie zadań do Nozbe poprzez e-mail, a tym samym jeśli otrzymasz jakąś wiadomość, która wymaga od Ciebie wykonania czegoś to możesz wysłać ten email do Nozbe i przekształca się on w zadania. Dzięki temu Twoja skrzynka odbiorcza nie jest przepełniona i łatwiej się jest w niej odnaleźć. Takie zadania wpadają w Nozbe do skrzynki odbiorczej i musisz ręcznie je przyporządkować do odpowiednich projektów. Choć jest na to myk – o tym jak wysłać zadanie do konkretnego projektu w Nozbe wspomniałam w poprzednim odcinku podcastu.

Może się zastanawiasz dlaczego mówię, że dążę do “narzędziowego minimalizmu”, a oprócz tego, że muszę korzystać z aplikacji klientów do zarządzania projektami to jeszcze mam zadania z nimi związanymi w swoim Nozbe. Odpowiedź jest prosta – nie wszystko mogę wrzucić do aplikacji klienta 😉 Takie zadania jak – sprawdź czy ktoś zrobił to lub tamto, zadzwoń do XYZ i zapytaj, itd. nie powinny zaśmiecać aplikacji klienta. Ponadto czasem wrzucam sobie te same taski co mam u klienta do mojego Nozbe by oby na pewno je zrobić i nie zapomnieć o nich.

Czasem się zastanawiałam się co spowodowało, że przestałam swoją wędrówkę po różnych narzędziach do zarządzania zadaniami, które zmieniałam nagminnie. Dlaczego zostałam z Nozbe…

Teraz już wiem. Nie chodzi o same funkcjonalności narzędzia, chodzi o społeczność i zaangażowanie zespołu Nozbe w edukację i motywowanie się nawzajem. Podobnie miałam z Yelpem – aplikacja do oceniania miejsc, coś jak Zomato czy Gastronauci (Zomato kupiło Gastronautów). Yelp w Polsce nie był popularny, kilka lat próbował się przebić, ale ludzie byli przyzwyczajeni do Gastronautów. Ja jednak używałam Yelpa i to nie dlatego,że jestem hipsterką i chciałam się jakoś wyróżnić. Tam była społeczność, tam byli ludzie, tam poznałam osoby, z którymi mam kontakt do dziś, mimo że Yelp już opuścił nasz kraj 😉

Dodam jeszcze, że Nozbe nie zapłaciło mi za to, że ich tak wychwalam. Nawet nie wiem czy to jest wychwalanie, to raczej dzielenie się swoimi metodami. A że z Nozbe korzystam to stąd tyle o nim jest. Jeśli chcesz przetestować Nozbe będzie mi miło jeśli skorzystasz z linku afiliacyjnego podanego w notatkach. Ty nic nie stracisz, a ja zyskam parę złotych 🙂

4. Kilka kont użytkowników w przeglądarce

Przeglądarka Chrome (Firefox też, inne nie wiem, nie korzystam) daje możliwość utworzenia wielu kont użytkowników. Do każdego konta logujemy się osobno, każde konto otwiera się w nowym oknie przeglądarki i każde konto ma zapisane swoje hasła, historię przeglądania czy nawet otwarte karty. To tak jakbyśmy mieli kilka różnych przeglądarek, w których działalibyśmy zupełnie inaczej. Ja to wykorzystuję w ułatwieniu sobie pracy z wieloma klientami. Jeśli działam dużo z danym klientem tworzę sobie nowe konto użytkownika dedykowane temu konkretnemu klientowi. Jeśli pracuję nad zadaniami dla niego to otwieram okno przeglądarki z jego kontem użytkownika. Mogę mieć w nim otwarte zupełnie inne strony niż w moim prywatnym oknie, które są zachowywane nawet po zamknięciu okna danego profilu.

 

 

 

5. Social Media
Serwisy społecznościowe nie sprzyjają produktywności. Z każdej strony nas atakują jakieś posty, zdjęcia, ciekawe dyskusje, w którym chcemy wziąć udział. Pół biedy jeśli mamy konto tylko na Facebooku. Gorzej natomiast jeśli tak jak ja jesteśmy w kilku serwisach społecznościowych, w dodatku zarówno prywatnie i jako nasza marka (w moim przypadku dwie marki, bo mam przecież jeszcze blog kulinarny). W dodatku często mam też dostęp do kont społecznościowych klientów, a czasem nawet za nie odpowiadam…

Tak na szybko to mam na Facebooku profil prywatny i 3 własne fanpage, konto prywatne i firmowe na Linkedin, konto na Twitterze, 3 konta na Instagramie, konto na Pinterest (u mnie działa ;)), kont na Youtube… więcej grzechów nie pamiętam… a no i jeszcze Tinder przecież. Dodajmy do tego jeszcze grupy na Facebooku, w których chcę lub powinnam być aktywna.

To wszystko nie jest proste do ogarnięcia, ale jakoś sobie z tym radzę. Traktuję to jako pracę, a czasem jako reset – gdy jestem zmęczona i nie mam ochoty zupełnie na nic to takie przeglądanie zdjęć na pintereście lub Instagramie potrafi mi oczyścić głowę – nazywam to odmóżdżeniem. Jednakże wiem jak można tam popłynąć i nie wiedząc kiedy stracić naprawdę dużo czasu. Mimo, że rzadko zaglądam do serwisów społecznościowych w celach prywatnych to jednak jak już zaglądnę to muszę pilnować by nie stracić w nich za dużo czasu. Chyba każdy tak ma, nic dziwnego w tym nie ma.

Jednak aby media społecznościowe mnie nie rozpraszały wtedy kiedy nie mam zamiaru się nimi zajmować to:

• nie mam aplikacji facebook na telefonie,
• wyłączyłam większość powiadomień, zostawiłam tylko te dla mnie istotne (np. wiadomość na messengerze czy wiadomość prywatna na Instagramie) – jednak tylko w formie plakietki na ikonie aplikacji, bez jakiegokolwiek sygnału dźwiękowego.
•  na messengerze odpowiadam od razu tylko na naprawdę ważne wiadomości, a jeśli ktoś do mnie pisze “Cześć” to czeka jeszcze dłużej na odpowiedź – samo cześć jest miłe, ale nie wskazuje na jakąś ważną rzecz do załatwienia. Zatem jak co chcesz ode mnie to od razu napisz co, szybciej Ci odpowiem 😉
• aktywnie udzielam się tylko w kilku grupach na Facebooku oraz na Linkedinie
• polecam też wtyczkę do przeglądarki Chrome Kill News Feed, która wyłącza aktualności od znajomych i obserwowanych stron

 

Podsumowując:

1. Nie odrzucaj od razu jakiejś metody jeśli nie widzisz możliwości jej wdrożenia u siebie. Zobacz czy może jakieś jej elementy i u Ciebie się sprawdzą. Pamiętaj, że nie jesteś jak wszyscy i nie wszystko u Ciebie się sprawdza, ale zawsze możesz spróbować coś dopasować do siebie, jeśli widzisz w tym sens.
2. Uważaj na te słynne “dwuminutówki”, czyli zadania, które nie zajmą Ci więcej niż 2 minuty. Często tylko nam się wydaje, że zajmą nam tylko 2 minuty, a w rzeczywistości zajmują więcej. Ponadto mogę Cię wybić z pracy, którą właśnie wykonujesz i już do niej nie wrócisz, a potem będziesz musiał przypominać sobie na jakim etapie przerwałeś marnując tylko cenne minuty. Jeśli taka drobnostka do zrobienia wpadnie Ci nagle do głowy to ją zapisz i jeśli wykonujesz inne zadanie to nie przerywaj go.
3. Wyrzucaj z głowy i zapisuj nawet najmniejsze zadania i najbardziej błahe lub oczywiste. Nie mówię tu o myciu zębów po posiłku, ale o telefonie do wykonania, mailu do wysłania, sprawdzeniu czy wpłynął przelew, zainstalowaniu aplikacji, którą Ci polecono lub sprawdzeniu ceny nowego telefonu, którego dziś była premiera i chcesz go kupić.
4. Szacując czas na jakieś zadanie lub planując dzień pamiętaj, że zawsze wpadną jakieś nagłe zadania do wykonania, ktoś zadzwoni, coś się zepsuje albo spotkanie potrwa dłużej. Nie wypełniaj dnia co do minuty.
5. Stwórz swój poranny rytuał, który nawet jeśli będzie składał się z takich czynności jak pościelenie łóżka czy wypicie kawy. Brzmi absurdalnie, wiem, ale nawet takie rzeczy, wykonywane regularnie i załatwione wprawiają w lepszy nastrój i dają poczucie, że jest się obowiązkowym, systematycznym i bardziej zmotywowanym do dalszych działań.
6. Nie biczuj się, że u większości ludzi coś działa, a u Ciebie nie mimo wielu prób i podejść. Jak nie działa to nie. U Ciebie może co innego działa i to stosuj jeśli dzięki temu jesteś bardziej produktywny, zadowolony, a robota jest zrobiona.
7. Wyłącz powiadomienia informujące o każdym lajku lub komentarzu na facebooku. Jeśli nie prowadzisz profilu, gdzie szybkość reakcji jest naprawdę ważna, to nic się nie stanie jeśli nie odpowiesz od razu.

To chyba tyle na dziś. Mam nadzieję, że wyciągniesz coś dla siebie z mojego systemu organizacji pracy przy wielu projektach jednocześnie. Daj proszę znać jakie Ty masz sposoby i metody, chętnie o nich usłyszę i może jeszcze bardziej udoskonalę swój własny system.

Jeśli spodobały Ci się moje wskazówki i porady proszę podziel się tym wpisem i podcastem z innymi udostępniając go w Twoich profilach społecznościowych, pomożesz nie tylko innym, ale także mi docierając z moim podcastem do szerszego grona odbiorców.

Notatki do podcastu FO 003 „Jak zorganizować pracę przy wielu projektach jednocześnie?”:
Linki do narzędzi, o których wspominałam:
– Nozbe – jest to link afiliacyjny, zakładając przez niego konto dasz mi zarobić kilka złotych – taki prezent za odkrycie świetnego narzędzia.
– Kill News Feed 
– Asana
– Bitrix
– Trello
– Evernote
– Pocket

Linki do innych miejsc, gdzie możesz mnie spotkać:
– mój blog kulinarny eksperymentalnie.com
– mój blog marketingowo-ecommercowy achmielewska.com
– mój kanał na Youtube
– mój fanpage achmielewska.com
– wszystkie odcinki podcastu FIRMA ON-LINE

Szablony Nozbe.how:
– wszystkie szablony
– Szablon Productivity planner
– Wysyłka newslettera
– Planowanie postu na blog
– Strategia e-mail marketingowa 
– Wybór systemu do e-mail marketingu – checklista
– Kalendarz Marketingowy Czerwiec – Lipiec 2017 
– Kalendarz Marketingowy Kwiecień – Maj 2017 
– Kalendarz Marketingowy Sierpień – Wrzesień

Książki, o których wspominałam w podcaście:
– 4-godzinny tydzień pracy, Timothy Ferriss
– Getting Things Done, David Allen
– Zjedz tę żabę, Brian Tracy
– Fenomen poranka, Hal Elrod

Skąd możesz pobrać podcast Firma On-line?
Podcast dostępny jest :

• na blogu – lista wszystkich podcastów
• w iTunes – dla użytkowników iPhone’ów i iPad’ów
• w serwisie Spreaker – pobierz aplikację Spreaker dla Androida i iPhone
• w serwisie Stitcher – pobierz aplikację Stitcher dla Androida i iPhone
• Poprzez specjalny RSS

Zapisz się także na mój newsletter by być na bieżąco, a przy okazji otrzymać fajne prezenty.

A jeśli spodobał Ci się ten odcinek będę wdzięczna za komentarz i podzielenie się tym odcinkiem z innymi osobami, którym jego treść może być przydatna. Będzie mi też miło jeśli poświęcisz chwile i zostawisz krótką ocenę podcastu w iTunes – dzięki temu inne osoby łatwiej dotrą do tego podcastu.

Oceń podcast Firma On-line >>