Narzędziownik – Inbox by Gmail i Inbox Zero

Wpis jest nieaktualny – Google postanowiło wyłączyć usługę Inbox by Gmail i do marca 2019 roku mamy czas na przejście na Gmail.

Narzędziownik to taki mini cykl na blogu, który postanowiłam stworzyć by podzielić się z Tobą pomysłami na usprawnienie pracy i organizację siebie oraz czasu jaki mamy.

Często robimy coś ręcznie, co niby wydaje się nieskomplikowane, ale jednak zabiera sporo czasu.
Często coś nas bardzo rozprasza lub przytłacza, ale nie mamy jak tego usunąć z naszego pola widzenia.
Często po prostu nie wiemy, że możemy sobie z tym poradzić za pomocą ogólnie dostępnych narzędzi, w dodatku bardzo często darmowych.
Ja tego typu narzędzia uwielbiam testować i wynajdować (takie hobby ;)) i niektóre z nich na stałe zagościły w moim życiu. Chcę się nimi z Tobą podzielić, pokazać jak działają i dlaczego warto z nich skorzystać. Być może o nich nigdy nie słyszałeś, a może słyszałeś, ale wydawało Ci się, że są zbyt skomplikowane. A może tak jak ja kiedyś to robiłam: odłożyłeś poznanie ich na kiedyś tam…

Chciałabym zacząć od jednego z moich ulubionych i najczęściej wykorzystywanych narzędzi, które pozwala mi zapanować nad ilością e-maili i newsletterów jakie dostaję każdego dnia.

Nie znoszę widoku zapchanej skrzynki pocztowej, to zmniejsza moją produktywność, przytłacza mnie i powoduje, że naprawdę ważne maile, którym chcę lub muszę poświęcić więcej czasu, giną i ich po prostu nie zauważam. Od dawna próbowałam różnych metod: specjalne foldery (nie polecam, zwłaszcza robienia folderu Pilne – nigdy do niego nie zaglądałam, bo mnie przerażał), oznaczania wiadomości kolorami lub flagami itd. Nie działało. Potem odkryłam metodę “inbox zero”, która w skrócie mówi: załatw, oddeleguj, skasuj lub odłóż na lepszy moment. Metoda mi się spodobała, ale nie potrafiłam wdrożyć jej w życie. Do momentu, gdy pojawił się Inbox by Gmail! Pokochałam od pierwszego dnia i nie wyobrażam sobie pracy bez tego narzędzia. Zawsze korzystałam z gmaila, więc narzędzie przypominające gmail, ale oferujące proste wdrożenie zasady inbox zero przyjęło się u mnie od razu.

Czym jest Inbox by Gmail?

To po prostu aplikacja umożliwiająca sprawne zarządzanie skrzynką e-mail. Pozwala ona m.in. na:

• odkładanie wiadomości na później – np. gdy masz ważniejsze maile, na które musisz odpisać, albo gdy dostałeś e-mail z biletem na wydarzenie, które odbędzie się za 2 tygodnie – po co taki e-mail ma leżeć w skrzynce odbiorczej, niech do niej wróci w odpowiedniej porze, którą ty ustalisz
  Można też to cofnąć (jak wszystko w Inbox by Gmail)

• łączenie wiadomości w podobne grupy – zaproponowane już przez Gmail lub stworzone przez Ciebie
  
• tworzenie przypomnień i integrację z kalendarzem Google – wówczas przypomnienia pojawiają się w określonym czasie
  
• przeglądanie zdjęć i załączników bez potrzeby otwierania wiadomości
  
• oznaczanie wiadomości jako gotowe lub przypinanie ich na górze skrzynki
• tworzenie szablonów wiadomości – czyli gdy często odpisujemy w ten sam sposób lub wysyłamy maile o tej samej treści. Aby przyspieszyć osiągnięcie stanu inbox zero możemy utworzyć szablony wiadomości (ustawienia-szablony). Potem tylko otwieramy okno nowej wiadomości lub klikamy odpisz, klikamy ikonę szablonów, wybieramy szablon, wyślij i gotowe!

A co najważniejsze pozwala na skończenie pracy i zamknięcie przeglądarki z pustą skrzynką odbiorczą. To takie piękne uczucie, gdy nie ma w niej żadnych e-maili.

Oczywiście narzędzie nie zrobi wszystkiego za Ciebie. Odłożenie wiadomości na kiedy indziej, nie sprawi, że “ktoś” na nią odpowie lub załatwi sprawę za Ciebie (no chyba, że oddelegujesz zadanie). E-mail do Ciebie wróci, a im więcej będziesz odkładał, tym więcej e-maili będzie wracać. Dlatego ważna tu też jest samodyscyplina, bo sztuką nie jest codziennie odkładać coraz większą ilość wiadomości na potem, a sprawne odpowiadanie na nie w najlepszym czasie. To narzędzie ma Ci tylko to ułatwić. Zatem nie popełniaj mojego błędu z początku korzystania z Inbox by Gmail i nie odkładaj codziennie wszystkich mniej istotnych maili na potem, bo się z nich nie odgrzebiesz 😉

Naprawdę polecam Ci skorzystać lub chociaż przetestować Inbox by Gmail. Zwłaszcza, że aplikacja wciąż się rozwija (np. kiedyś nie było możliwości ustawienia stopki, teraz jest choć bardzo prosta) i jest także w wersji na system Android i iOS.

Jeśli Ty masz swoje warte poznania aplikacje ułatwiające pracę i życie podziel się nimi w komentarzu. Chętnie je poznam.